Assistant gestionnaire formation W/M

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

DIRECTION: Ressources Humaines 

SERVICE: Développement des compétences

 

MISSION

Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de formation dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Suite des thématiques spécifiques (ex : Dispositif C, FormLab)

ACTIVITES PRINCIPALES:

Gestion logistique des formations:

Réserver, trouver des solutions et suivre les salles, le matériel, la reprographie

Réaliser les listes d’émargement

Rédiger les convocations et attestations et les remettre

Gérer les besoins en matériel du FormLab

Gestion administrative des formations:

Inscrire les agents aux formations payantes et aux formations CNFPT

Rédiger les lettres d’engagement

Suivre les conventions (formations et stagiaires)

Gérer les supports des formations en intra

Gérer les inscriptions au FormLab (formulaire Intranet)

Alimenter la plateforme de la Caisse des dépôts pour l’utilisation du CPF

Accueil physique et téléphonique du public:

Assurer l’accueil logistique lors de l’ouverture et la fermeture des formations avec le/la conseiller.ère formation

Informer et inscrire les agents aux prépa-concours et concours CNFPT / CIG

Assurer une permanence par roulement à l’accueil du FormLab

Traitement des dossiers et saisie de documents:

Assurer le suivi des dossiers formation des agents (inter et intra)

Saisir les données dans CIRIL

Produire les attestations CPF/DIF

Planification et suivi:

Mettre en place les plannings des formations en intra et suivre les

parcours des managers (PIM)

Gestion de l'information, classement et archivage de documents:

Publication sur Intranet des dates des formations et concours (circulaires)

Animer en binôme avec un conseiller formation des réunions d’information

Transmission aux archives des dossiers et attestations

Gestion administrative des stages:

Suivre les conventions de stage (hors stages collège)

Préparer les dossiers (VM, B2, conventions, lettre d’engagement,etc.)

et transmettre au SGAP pour les gratifications

 

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES:

Assurer la polyvalence avec le recrutement en cas d’absence

Saisir le plan de formation

Extraire des données de CIRIL pour le plan de formation et son bilan

Etablir les bons de commande et suivre le budget en cas d’absence de l’assistant comptable

MOYENS:

Logiciel CIRIL (maîtrise)

PC et téléphone portables pour le télétravail

CONDITIONS D’EXERCICE

Travail en bureau

Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude variable en fonction des obligations du service (ouverture, clôture des formations)

Respect impératif de délais

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Disponibilité vis-à-vis du ou des collaborateurs.trices auprès desquels il/elle travaille

Télétravail possible (1 journée par semaine)

HABILITATIONS:

Chef de rang pour la sécurité incendie (évacuation)

 

 

 

 

 

 

Profil recherché

Savoir faire:

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer, réorienter les courriers électroniques et y répondre

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires et les diffuser

Vérifier la validité des informations traitées

Rédiger des documents administratifs

Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Rédiger des comptes rendus

Utiliser des logiciels et des progiciels

Recevoir et orienter les demandes

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Rechercher et diffuser des informations

Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

Conseiller les agents sur les procédures

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver des documents

Synthétiser et présenter des informations

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Organiser son travail en autonomie et prioriser les dossiers sensibles en accord avec le conseiller formation ou sa hiérarchie

Savoirs:

CIRIL (saisie, requêtes)

Pack Office (Word, Excel, PPT) et Libre office (bonne connaissance)

Statut de la FPT

Communication non violente

Process d’archivage

Savoir-être:

Travail en transversalité à l’intérieur du service, à l’intérieur de la DRH, à l’intérieur de la collectivité, vis-à-vis de tiers (candidats, fournisseurs)

Discrétion professionnelle

Réf: c41147a3-ddcf-4b9e-bf08-97d62907eb60