Assistant.e de direction W/M

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

DIRECTION : Secrétariat des élu.e.s

INTITULE DU POSTE : Assistant(e) de direction - Secrétariat des élu.e.s

MISSION PRINCIPALE :

Assurer le secrétariat des élu.e.s, plus particulièrement la gestion de l'ensemble de la correspondance courante et de l'agenda. 

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gérer les agendas : prendre les rendez-vous, préparer les réunions, organiser les déplacements, monter les permanences 

Accueillir le public (physique et téléphonique)

Rédiger des courriers et les correspondances courantes Préparer les dossiers des élu.e.s

Organiser et gérer le classement

Assurer l’interface entre les élus, les services, les partenaires et plus particulièrement le lien avec la Direction Générale

Participer à des réunions : prise de notes, rédaction de compte-rendus

Spécificités du poste :

Disponibilité, travail en soirée 

Relation étroite avec la Direction Générale et le secrétariat des autres élus et du Cabinet du Maire

Interface avec les services municipaux 

Profil recherché

Savoir/savoir-faire:

• organiser son travail 
• accueillir et s'exprimer devant tout type de visiteurs 
• sens de la communication - prise de notes et rédaction
• grande qualité de la dactylographie 
• capacité d'évaluation d'une situation 
• capacité d'analyse et de synthèse 
• maîtrise de l'écrit 
• capacité à gérer des conflits ou à apaiser des situations complexes 
• maîtrise de l'informatique et des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, intranet, internet) 
• Polyvalence 
• Capacité à entretenir des réseaux (secrétariats, cadres, correspondants à l'externe) 

Savoir-être :

• réactivité
• discrétion et confidentialité absolues
• bonne présentation
• disponibilité
• capacité à la prise d'initiatives 

Réf: 2dcb3d80-d490-492d-ab95-9712d07d1a9e