Assistant.e de direction (remplacement 6mois) F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France .Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine , Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine  mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics .

Description du poste

Filière : administrative 

Catégorie : B

Direction: espace public et mobilité

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : 1,place aimé cesaire 93100 Montreuil

MISSIONS :

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et assiste la direction dans la gestion des affaires en cours. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITES PRINCIPALES :

-Assister la directrice et la direction dans la gestion administrative courante

Secrétariat, prise de rendez-vous, traitement et saisie des documents, suivi des dossiers et préparation des parapheurs.

-Organiser l’agenda, les réunions et les échéances de la direction

Planification, préparation des documents, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions, suivi des suites à donner et relances.

-Assurer la gestion, la circulation et la traçabilité de l’information

Courriers papier et numériques, classement, archivage, tableaux de bord de suivi administratif et relances associées.

-Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs internes et externes de la direction.

-Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction, en identifiant les urgences et en alertant la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :

Organiser les aspects logistiques de temps collectifs ponctuels ; temps collectifs, temps conviviaux, séminaires, formations.

Contribuer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux agents : informations pratiques, matériel, accès, organigramme.

Assurer un appui ponctuel aux services et aux assistantes des services, selon les besoins et les priorités de la direction. 

CONDITIONS D’EXERCICE :

Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

MOYENS :

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique

Un standard téléphonique

Profil recherché

compétences attendues : 

Savoirs : 

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)

Progiciels de gestion du courrier

Maitrise des logiciels de bureautique : Outlook, Word, Excel

Organisation et fonctionnement d’une collectivité territoriale

Procédures administratives, règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles

Techniques de recherche documentaire

Communication orale et écrite

Notions de suivi budgétaire

Savoir faire: 

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents administratifs de formes et de contenus divers

Organiser un agenda, planifier des réunions

Anticiper les échéances et alerter la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les courriers numérisés et papier

Organiser et hiérarchiser les informations selon leur degré d’urgence et d’importance

Gérer et actualiser des tableaux d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Formaliser un relevé de décisions et en assurer le suivi

Savoir-être : 

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Avoir le bon positionnement dans l’organisation et savoir faire preuve de discrétion, de réserve, d’écoute

Adopter une posture coopérative d’écoute et d’assistance facilitatrice

Être fiable dans le suivi des engagements, des relances et des échéances

Réf: 5d36fa79-c664-482c-91e0-651eb827ceb3