Assistant(e) de gestion administrative du service développement du commerce W/M

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie C
Service Développement du Commerce
MISSION

Assure une assistance appuyée de la direction du service par :

• Le traitement quotidien de la boite mail de service et des CourrieM qui concentrent toutes les demandes et les signalements ou réclamations.
• La prise des bons de commandes et la relation avec la comptabilité pour le suivi de leur traitement et du tableau budgétaire.
• La préparation et le suivi des Commissions Marchés, Food Truck, Cuisines du Monde etc.
• L’archivage numérique des courriers, documents et ressources dans l’arborescence appropriée du fichier collaboratif de la DEPM / SCD
• L’accueil des partenaires qui partagent les clefs des lieux et des installations techniques du commerce.
• Le soutien à la gestion de l’agenda du responsable de service et l’organisation des réunions (d’équipe, de partenaires, élu etc.) 

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer la comptabilité du service : Via le logiciel ASTRE. Réalisation des bons de commande à la demande des responsables de pôle après accord du responsable de service. Suivi de la comptabilité du service

Traiter quotidiennement les mails entrants et les CourrieM :
Réunir les informations utiles en vue de la co- rédaction des réponses avec sa hiérarchie.
Organiser les réponses qui peuvent être systématisées.

Communiquer tout nouveau contact mail et mobile à la gestionnaire de données pour la mise à jour des fichiers contacts.
Alimenter le tableau « jaune » de suivi des incidents et coordonnées des plaignants.

Préparer les différentes commissions municipales du domaine commerce : Récoler auprès des intéressés tous les documents règlementaires et les analyses avec sa hiérarchie en vue de la préparation des présentations PPT qui sont proposées aux membres des commissions pour leurs décisions

Assurer le suivi de l’archivage : En fonction de la sensibilité de la donnée et son délai de destruction, en systématisant l’axe numérique collaboratif

Saisir et suivre les bons de commandes : Mettre à jour le tableau budgétaire de service à partir de tous les mouvements comptables de l’année et informer sa hiérarchie régulièrement de l’évolution et des besoins

Assister le/la responsable de service dans la gestion de son agenda et de la RH des collaborateur : 
Gérer en direct l’agenda de sa hiérarchie.
Suivre le tableau des congés
Procéder aux demandes d’équipements et d’accès logiciels

Encourager la gestion numérique des ressources partagées : Assister ses collègues à la mise en ligne sur le fichier collaboratif de leurs domaines avec la pertinence des noms de rues et des dates (dossiers années etc.)

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Former la gestionnaire de données à son intérim pour maintenir le même niveau d’archivage des documents et le même niveau de réponses Mail et CourrieM en son absence, sous supervision du responsable de service

ACTIVITÉS / COMPETENCES DETAILLEES
Savoir faire
Utilisation de l’outil informatique (bureautique, logiciels métier, intranet et internet, etc.)
Analyser des documents de manière administrative et déclencher la procédure adaptée

Réaliser le suivi administratif de dossiers (traitement, relances, édition, archivage, etc.)
Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)

Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.)
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et orienter les mails

Très bonnes capacités d'organisation et de classement
Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités

Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet, mobile et logiciels (bureautique, métier, etc.)

Standard téléphonique (message vocal de renvoi sur la boite mail de service)
CONDITIONS D’EXERCICE
Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie

Devoir de réserve
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

HABILITATIONS
AIPR

PERMIS B

Profil recherché

Savoirs
Techniques de secrétariat (prise de note, etc.) – Syntaxe, grammaire et orthographe irréprochables

Procédures du service
Logiciel de bureautique et métier

Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives

Technique de recherche et de classement documentaire
Communication orale et écrite
Savoir-être
Organisé

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques

Réf: 6bc4d001-90c4-47bb-afda-99f18cf5af01