Gestionnaire actes et assemblées F/H

Ville de Montreuil

Travailler à Montreuil, c’est se donner l’opportunité de contribuer à un projet collectif ambitieux et humain.

Située en Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est parmi les plus grandes villes d’Île-de-France. La ville se distingue par son riche passé industriel et horticole, symbolisé par les célèbres Murs à pêches et une grande diversité sociale, culturelle et urbaine. Membre de l’établissement public territorial Est Ensemble, Montreuil bénéficie d’un réseau de transports performant. La Ville emploie 2500 agents publics répartis dans 21

directions et près de 70 services, couvrant plus de 200 métiers, œuvrant dans des domaines essentiels, tels que l’éducation, la solidarité, la santé, la culture, la jeunesse, les sports, la citoyenneté, l’environnement, la tranquillité publique, l’urbanisme et bien plus encore.

Rejoindre Montreuil, c’est intégrer une collectivité engagée pour le bien-être au travail, l’égalité professionnelle et la lutte contre toutes formes de discrimination. C’est aussi évoluer dans un environnement stimulant qui valorise la coopération pour répondre aux besoins des habitants. La ville s’investit pour ses agents afin qu’ils puissent développer leurs parcours professionnels. 

Description du poste

Filière : Administrative

Catégorie : B

Cadre d’emploi : Rédacteur, et par dérogation poste ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir : Dès maintenant

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire + avantages sociaux collectifs

Localisation : Mairie de Montreuil (Métro ligne 9)

Direction : Démarches, droits, document 

A PROPOS DE LA DIRECTION / SERVICE

Rattachée à la Direction des Démarches, du Droit et du Document qui regroupe en sus les services Etat civil-

élections, Accueil-Sesam, Archives documentation et logistique courrier, le service des affaires juridiques et des

assemblées a pour principale action de sécuriser les projets de la collectivité et d’accompagner à cette fin les services

dans leur réalisation. L'action du service s’articule autour de 3 principales missions, le conseil et contentieux, les

assemblées et les assurances.

A ce titre, au sein d'une équipe dynamique, bienveillante et sympathique de 7 agents, vous êtes placé sous la

responsabilité de la responsable du service et vous travaillez au quotidien en binôme avec un autre gestionnaire et

êtes en lien étroit avec le juriste chargé des assemblées.

Le poste est à pourvoir au sein du service des affaires juridiques

LES MISSIONS/ACTIVITES

Vous organisez la préparation et la gestion du conseil municipal et assurer le traitement des actes administratifs de

la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire).

· Organiser et suivre les assemblées délibérantes : préparation matérielle et documentaire du Conseil Municipal, secrétariat des séances (notes, votes, temps de parole), rédaction des procès-verbaux à l’aide d’outil de retranscription et télétransmission des délibérations en préfecture.

· Gérer les actes administratifs de la collectivité : réception, rédaction, relecture, transmission à la Préfecture, archivage, publication (open data, site, intranet).

· Administrer et animer le logiciel métier (AirsDelib) : gestion des droits, paramétrage, support aux agents, formation des utilisateurs, interface avec la DSI et l’éditeur.

· Accompagner et correspondre avec les acteurs institutionnels et politique : rôle de correspondant avec la Préfecture, les assistantes d’élus, les assistants de la direction générale et les services ; soutien et information aux différentes parties prenantes. · Mettre en œuvre le suivi administratif et budgétaire : gestion des déplacements et formations des élus, suivi du budget du service, enregistrement des syndicats professionnels. 

CONDITIONS D’EXERCICE

· Temps complet – 37h30 hebdomadaires – 15 RTT par an

· Horaires réguliers, de 9h à 17h30 du lundi au vendredi, et en soirée lors des Conseils municipaux (a minima 5 fois par an)

· Possibilité de télétravail (1 jour par semaine et 22 jours flottants par an)

· Obligation de confidentialité, de discrétion professionnelle et de déontologie

· Habilitation électronique pour la télétransmission des actes

· Formation et accompagnement à la prise de poste

· Devoir de réserve

MOYENS

· Poste de travail, bureau partagé

· Téléphonie et outils bureautiques

Profil recherché

Candidat interne

Une grande motivation et curiosité ainsi qu’une expertise rédactionnelle et relationnelle, seront demandées aux candidats internes. De plus, le candidat devra maîtriser les outils bureautiques et faire preuve d’adaptabilité.

Candidat externe

· Formation de niveau BAC/BAC +2 ou +3 dans le domaine (BTS ou licence gestion administrative, licence AES, licence pro métiers des administrations et collectivités territoriales, etc.)

· Ou expérience significative sur un poste similaire

· Appétence pour le service public

· Aptitude à s’adapter aux termes juridiques

Vous disposez des compétences suivantes :

· Maîtrise de l’environnement territorial

· Compétences rédactionnelles et maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction de documents administratifs, mise en forme claire et adaptée).

· Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion (bureautique, progiciels métiers, télétransmission et publication numérique).

· Capacités d’organisation, de réactivité et de rigueur (gestion de plusieurs dossiers en parallèle, respect des délais, archivage structuré.

· Compétences relationnelles et communicationnelles (relations fréquentes avec la Préfecture, la hiérarchie, les élus et partenaires, posture professionnelle adaptée).

· Connaissances juridiques et administratives (réglementation applicable aux actes administratifs, procédures de transmission et publication).

· Savoir-être professionnel (travail en équipe, force de proposition, adaptabilité, rendre compte). 

Réf: 97c7a93a-8782-4a4f-8f37-e35b8bb7f780