Responsable Adjoint de l’Accueil et prestations enfant W/M
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Contract type: Contract staff member
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Work time: Full time
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Location Montreuil
Ville de Montreuil
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Description du poste
MISSION : Assiste la responsable du pôle dans l'organisation du travail et la gestion de l'équipe. Responsable de l'unité courriers familles. Encadrement fonctionnel de l'équipe. Encadrement hiérarchique en remplacement du responsable.
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer le traitement des courriers familles (mails, courriers) – mise en place et suivi des tableaux de bords – préparation des commissions familles -
Recevoir les familles en difficultés afin de trouver une solution dans le cadre de la commission
Remplace le responsable du pôle à tous les niveaux en l’absence de ce dernier : élaboration du planning, suivi des paramétrages dans Maelis. gestion des congés des agents, contrôle du travail effectué etc
Gestion de la boite mail générique ape correspondances en l'absence du responsable.
Gestion et traitement des courriers arrivés au pôle dans le logiciel MAARCH
Suivi des réclamations sur la facturation - suivi de la mise en place des minorations sur un tableau de bord.
Mise en place et suivi de la double facturation pour les gardes alternées des enfants
Suivi et contrôle budgétaire des rectifications des factures ou accord de remises gracieuses aux familles dans le logiciel ASTRE.
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Lancement de la facturation en cas d'absence de la responsable du pôle
Assure le contrôle de la caisse pendant les permanences les samedis et jeudis et en l'absence des régisseurs.
ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEES
Savoir faire
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et traiter ou réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations (MAELIS notamment)
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion en particulier MAELIS
Rédiger des documents administratifs
Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;
Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;
Représenter l’image de la collectivité.
MOYENS
Matériel bureautique
CONDITIONS D’EXERCICE
Assurer des permanences les jeudi soir et samedis matin par roulement avec les autres responsables
Régisseur suppléant en remplacement du régisseur nommé
Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité
Profil recherché
Savoirs
Expertises liées aux missions du service
Organisation et objectifs de la collectivité
Outils bureautiques (BO, Pack Office, Maarch)
Logiciel métier MAELIS
Règles d'hygiène et sécurité
Procédures de service
Connaissances des secteurs de l’Éducation et de l’Enfance
Former et encadrer les agents au quotidien
Accueillir et intégrer les nouveaux agents
Animer des réunions
Accueillir le public
Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
Réf: e4967303-8439-40bd-9f0d-aff02a619903
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