Responsable administratif du Service Gestion des Espaces Publics W/M

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION : En tant responsable administratif de la gestion des Espaces Publics, elle ou il assure : - Le pilotage et la coordination des flux d’information entre les pôles du SGEP et de la Direction et les différents partenaires. - La gestion et le suivi de la relation à l'usager (réponses au courrier et aux différentes sollicitations) - La gestion des signalements et demandes d'interventions (SESAM, Atal, E-Atal), en lien avec le chargé des signalements - La réponse aux courriers d'alignement. - La rédaction des courriers des mises en demeure. - La gestion réglementaire du domaine public (arrêtés et instructions liées à l'urbanisme) avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés - La gestion administrative du service (dont missions de secrétariat) - La gestion comptable du service (Bon de commande, tableau de suivi) et le suivi des DT-DICT avec le gestionnaire comptable - Le recensement et la planification des agents du SGEP 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Piloter et coordonner les flux d'informations et de communication : Management « collaboratif » 
• Gérer et suivre la relation à l'usager : Réponses aux courriers et aux différentes sollicitations 
• Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention : En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention
• Gérer la réglementation du domaine public  : Avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés 
• Gérer les affaires administratives dont les missions de secrétariat et le suivi des DT-DICT : Avec le gestionnaire comptable et DT-DICT du pôle
• Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel) : Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable
• Rédiger à partir d'éléments techniques des projets de réponses à soumettre au responsable de pôle et au responsable de service
• Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence : Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service
• Assister les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi administratif (courriers divers,etc.) et RH (arrêts, absences, heures supplémentaires, etc.) : En lien avec les autres pôles et le responsable du SGEP 

ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEES 

Savoir faire

Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.) 

Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.) 

Proposer les choix des options administratives à mettre en œuvre 

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et orienter les mails

Très bonnes capacités d'organisation et de classement

Évaluer et contrôler la qualité du service rendu 

Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités 

Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus

Saisir l’ensemble des données liées à l’activité du pôle

MOYENS

Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)  

Standard téléphonique 

Profil recherché

Savoirs

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)

Procédures du service

Logiciel de bureautique et métier

Vocabulaire professionnel du service 

Procédures administratives

Technique de recherche et de classement documentaire 

Communication orale et écrite

Savoir-être

Organisé 

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

 Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion 

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques 

Réf: 354dfad7-66ad-4795-bae7-b5608cd7ceb1