Responsable du pôle APE W/M

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION : Est responsable du suivi, de l'accompagnement et l’encadrement de l’équipe de l’Accueil Prestations à l’Enfant. Est responsable de la planification de l'activité de l’équipe et est garant de la qualité du service rendu.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Est responsable du suivi, de l'accompagnement et l’encadrement de l’équipe de l’Accueil Prestations à l’Enfant. Est responsable de la planification de l'activité de l’équipe et est garant de la qualité du service rendu. 

Assurer le paramétrage des différentes activités dans MAELIS (réservation, séjours, crèches etc.) Est garant de la réalisation des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter aux responsables

Assurer la préparation, le paramétrage et le lancement de la facturation chaque mois.

S’assurer du suivi des différentes actions en lien avec la facturation.

Gérer le personnel placé sous sa responsabilité : gérer les plannings en lien avec la continuité de service, les congés, conduire les entretiens professionnels, suivre les formations, remonter des données RH, ... 

Assurer la transmission des consignes de la collectivité, et veiller au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans son équipe

Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité, et notamment au port des équipements de protection individuelle 

Évaluer au quotidien la qualité du travail réalisé par son équipe

Coordonner en transversalité ses équipes avec d'autres intervenants (services municipaux, communautaires,prestataires)

Coordination du travail des unités placée sous sa responsabilité (suivi des inscriptions crèche, des séjours, calcul des tarifs PSU, contrôle des pointage, dématérialisation des avis d'imposition etc.

Assurer la relation à l’usager (familles), en présentielle et par correspondance : gestion de la boîte APE correspondance relation avec les familles et gestion des conflits 

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Participation à des réunions de travail transversales avec les autres services municipaux. 

ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEE

Savoir faire 

Définir le planning et l'organisation quotidienne du plan de charge de son équipe 

Définir la répartition des tâches entre les agents 

Contrôler le travail des équipes et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées

Animer des réunions d'équipe et participer aux réunions de service 

S'approprier l’ensemble des données liées à l'activité du pôle

Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur 

Valider les éléments RH avant de les transmettre à la hiérarchie / la DRH

Conduire les entretient annuel individuel 

Assurer le suivi des réponses aux usagers (courriers, emails..) 

MOYENS : Outils informatiques

CONDITIONS D’EXERCICE  

Assurer des permanences les jeudi soir et samedis matin par roulement avec les autres responsables

Régisseur suppléant en remplacement du régisseur nommé

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Profil recherché

Savoirs

Expertises liées aux missions du service 

Organisation et objectifs de la collectivité 

Outils bureautiques (BO, Pack Office, Maarch) Logiciel métier MAELIS 

Règles d'hygiène et sécurité 

Procédures de service

Connaissances des secteurs de l’Éducation et de l’Enfance

Former et encadrer les agents au quotidien 

Accueillir et intégrer les nouveaux agents 

Animer des réunions

Accueillir le public

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier 

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser 

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Entretenir des relations partenariales avec les directions des centres de loisirs, le service Enfance, les directions d'école responsable de la restauration 

Réf: 332df515-a1ca-491e-a70e-8502fbff97e4