Responsable du service Etat civil-élection W/M
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Contract type: Contract staff member
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Work time: Full time
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Location Montreuil
L'entreprise
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Description du poste
Au sein de la direction des démarches, du droit et du document, vous assurez le pilotage et la coordination du service état-civil/élections. Vous managez une équipe constituée de 3 adjoint.e.s et 25 officiers d’état-civil polyvalents en charge des missions liées à l’état-civil (naissance, mariage et décès), aux titres d’identité et aux affaires générales (recensement citoyen, certificats, licences de débit de boisson, objets trouvés…). Les missions du service sont assurées depuis le centre administratif municipal mais également au sein d’une mairie annexe et à l’hôpital intercommunal André Grégoire pour l’enregistrement des naissances.
Au titre de votre fonction, vous êtes garant du fonctionnement d’un service qui accueille chaque année plus de 60 000 usagers. Vous garantissez la sécurité juridique et les processus de contrôle des prestations délivrées (22 000 titres d’identité, plus de 3000 naissances, 250 mariages…). Vous assurez la coordination de l’équipe d’encadrement et du service dans un esprit d’autonomie, de confiance, de rigueur, d’exigence et d’amélioration continue.
Vous êtes moteur dans l’amélioration du fonctionnement de votre service (organisation, logiciels, procédures) et savez réinterroger le sens des process en place en visant simplification et sécurisation des prestations.
Vous contribuez également au collectif d’encadrement de la direction aux côtés des autres responsables de service (archives-documentation, juridique et assemblées, accueil-sesam).
Vous assurez enfin l’organisation et la supervision des scrutins électoraux et du recensement de la population.
Avantages collectifs au travail
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Prime de fin d’année
- Restauration collective au sein du centre administratif/titres restaurant
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Une participation mensuelle à votre mutuelle sous réserve qu'elle soit labellisée
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Compte-Epargne Temps
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39h hebdomadaires
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ARTT (22 jours)
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Un COS (comité des œuvres sociales)
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Salle de sport avec un tarif préférentiel situé au sein du centre administratif
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Une prise en charge du titre de transports à 75%
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Une prime vélo (200€/an) si vous venez au travail en utilisant ce mode de déplacement
Profil recherché
SAVOIR
- Piloter l’activité du service en assurant la planification des missions des agents, leur montée en compétence et la répartition de la charge d’activité
- Garantir la sécurité juridique des prestations délivrées en s’assurant du respect des procédures internes
- Mettre en œuvre un management qui favorise autonomie des équipes et rigueur dans l’accomplissement des missions
- Animer et souder un collectif d’encadrant de proximité
- Suivre l’activité du service par la définition d’indicateurs-clés et le déploiement de tableaux de bord
- Mettre en œuvre les conditions d’une veille juridique et organisationnelle dans un esprit d’amélioration continue du service et de sécurisation juridique des prestations délivrées
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Être pro-actif dans les propositions d’évolution du service
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Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (parquet, préfecture, INSEE, organismes funéraires…)
SAVOIR ÊTRE
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Compétences managériales, aptitude à l'encadrement et capacité à la mobilisation d'équipe avérée grâce à un management bienveillant, exigeant et de proximité
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Titulaire d'une formation universitaire supérieure disposant de connaissances juridiques solides et d'une expérience professionnelle significative dans des fonctions similaires au sein d'une collectivité territoriale.
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Excellente connaissance de la réglementation en matière d'état-civil et de droit funéraire et de l'environnement territorial
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Bonne maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers état civil (Arpège) et bureautique
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Maîtrise des méthodes et outils de la conduite du changement ainsi que la méthodologie de la gestion de projet.
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Autonomie, rigueur et capacités organisationnelles
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Sens de l'accueil et maîtrise des techniques d'accueil et de régulation
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Fortes qualités relationnelles, sens de l'écoute et de la communication
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Force de proposition dans l'amélioration des processus de travail
Réf: d018afb0-8cc1-4287-ad2e-696ea92943da
This position has been filled.
