Secrétaire - Assistante comptable W/M

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION :

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.

Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. 

 ACTIVITES PRINCIPALES :

Assurer le traitement des dossiers et la saisie de documents.

Assurer la gestion du courrier du service.

Organiser les déplacements du responsable de service.

Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.

Assurer la planification et suivi de l’agenda du responsable de service

Assurer la comptabilité et le traitement des factures sur le logiciel ASTRE.

Suivre l’exécution budgétaire du service.

Organiser des réunions (de service et de pôles),prendre en notes les échanges et rédiger les

comptes rendus.

Assurer la gestion de l’emploi du temps du responsable de service (planification de réunions,

entretien, réservation de salle, rappel des informations importantes et la transmission de message).

Trier et organiser le classement de documents et de dossiers.

Renseigner les tableaux de suivi des activités du service.

Suivre les projets du service : Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

de secrétariat.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES:

Etre en appui des pôles dans la gestion des tâches quotidiennes en cas de besoin ou d’absence. 

MOYENS:

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Un standard téléphonique

 CONDITIONS D’EXERCICE:

Devoir de réserve.

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie.

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité.

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité .

 

 

 

 

 

Profil recherché

 Savoir faire :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques .

Saisir des documents de formes et de contenus divers.

Gérer et actualiser une base d'informations.

Rechercher des informations, notamment réglementaires.

Vérifier la validité des informations traitées.

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.

Rédiger des documents administratifs.

 

Savoirs:

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)

Progiciels de gestion

Procédures de service

Logiciels de bureautique

Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives

Techniques de recherche documentaire

Communication orale et écrite 

 

Savoir-être:

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du

fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe,

l'aider à progresser.

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle,

discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse.

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision

et à la maîtrise des risques.

 

 

 

 

Réf: f9d70446-0eeb-4582-9ed4-3f7686a8c693