Adjoint de service Accueil-Sesam F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction : Démarches, droit et document
Filière : Administrative
Catégorie : B

MISSION :

- Encadrer fonctionnellement, avec les 2 autres adjoints, l'ensemble des correspondants de proximité et/ou de courrier du service et hiérarchiquement 1/3 de l'équipe
- Former les nouveaux arrivants
- Suivre l'activité d'une des missions suivantes : courrier, planning, standard, sesam
- Être l'interface avec les étages pour lesquels un pré-accueil est assuré
- Veiller au partage et à la diffusion de l'information

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Superviser, planifier, coordonner et prioriser l'activité d'une équipe
•  Répondre aux interrogations de l'équipe sur les sujets liés à l'accueil et l'accompagner au besoin dans sa recherche d'information
• Faire émerger et remonter les difficultés quotidiennes de l'équipe/être force de proposition pour y répondre
• Former les nouveaux arrivants : sur l'organisation des accueils, l'utilisation des logiciels, les prestations délivrées
• Assurer la diffusion et le partage d'information envers l'équipe
• Évaluer au quotidien la qualité du travail réalisé par son équipe
• Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable
• Gérer le personnel placé sous sa responsabilité : gérer les congés, conduire les entretiens professionnels, suivre les formations, remonter des données RH: La polyvalence de l'équipe implique que cette activité doit être coordonnée avec les autres adjoints du service
  
• Assurer la transmission des consignes de la collectivité, et veiller au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans son équipe
• Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité, et notamment au port des équipements de protection individuelle
  

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Participation/implication dans les temps forts liés à l'activité de la direction, tels que : les élections, le recensement de la population..

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire

Définir le planning et l'organisation quotidienne du plan de charge de son équipe en rotation avec les autres adjoints
Définir la répartition des tâches entre les agents

Contrôler le travail des équipes et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées
Animer des réunions d'équipe et participer aux réunions de service

Saisir l'ensemble des données liées à l'activité
Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur
Valider les éléments RH avant de les transmettre à la hiérarchie / la DRH
Conduire les entretiens professionnels

Savoirs
Règles et procédures de la collectivité
Expertises liées aux missions du service
Organisation et objectifs de la collectivité
Outils bureautiques
Règles d'hygiène et sécurité

MOYENS
Internet
Intranet
Matériel bureautique
Technologies de l'information et de la communication

CONDITIONS D’EXERCICE
Disponibilité importante vis-à-vis des sollicitations de l'équipe

Adaptabilité aux services internes
Devoir de réserve
Gestion du stress
Activité du service répartie sur plusieurs sites/étages

Profil recherché

Savoir-être
Former et encadrer les agents au quotidien
Accueillir et intégrer les nouveaux agents
Faire preuve de disponibilité
Animer des réunions
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Réf: 501e0d01-87a2-46ef-8b07-16dad8c386a0