Adjoint.e au Responsable Pôle Support Administratif et Ingénierie F/H

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  • Type de contrat :  Titulaire / Contractuel

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Montreuil

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : Administrative

Catégorie : B

Direction des espaces et mobilités

Recrutement : Titulaire/Contractuel

MISSION:

En tant qu'adjoint.e au responsable de pôle, il.elle assure :

  •  L'encadrement et l'animation des équipes du pôle avec le.la responsable du pôle- Le pilotage et la coordination des flux d’information et de la communication entre les pôles du SGEP, la hiérarchie, les services et les partenaires
  • La gestion et le suivi de la relation à l'usager (réponses au courriers et aux différentes sollicitations)-
  • La gestion des signalements et demandes d'interventions (SESAM, Atal, E-Atal), en lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention
  • La gestion réglementaire du domaine public (arrêtés et instructions liées à l'urbanisme) avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés- La gestion administrative du service (dont missions de secrétariat
  •  La gestion comptable du service et le suivi des DT-DICT avec le gestionnaire comptable et DT-DICT du pôle

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Encadrer et animer les collaborateurs du pôle:  En lien avec le.a responsable de pôle

Piloter et coordonner les flux d'informations et de communication:  Management "collaboratif "

Gérer et suivre la relation à l'usager:  Réponses aux courriers et aux différentes sollicitations

Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention:  En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention

Gérer la réglementation du domaine public:  avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés

Gérer les affaires administratives dont missions de secrétariat:  avec le gestionnaire comptable et DT-DICT du pôle

Gérer la comptabilité du service et le suivi des DT-DICT

Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel): Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable

Rédiger à partir d'éléments techniques des projets de réponse à soumettre au responsable de pôle et au responsable de service

Piloter la mise en œuvre du dispositif de partage de l'information via le serveur commun:  Management « collaboratif »

Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence: Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service

Assister les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi administratif (courriers divers, etc.) et RH (arrêts, absences, heures supplémentaires, etc.): En lien avec les autres pôles et le responsable du SGEP

Saisir des données d’activité à remonter au responsable du SGEP

Assurer le suivi des fournitures de bureau du service

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES

Savoir faire

Définir le planning hebdomadaire et l’organisation quotidienne du plan de charge de son équipe

Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur

Contrôler administrativement le travail de son équipe et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées

Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)

Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.)

Proposer les choix des options administratives à mettre en œuvre

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et orienter les mails

Très bonnes capacités d'organisation et de classement

Évaluer et contrôler la qualité du service rendu

Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités

Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus

Saisir l’ensemble des données liées à l’activité du pôle

Savoirs

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)

Procédures du service Logiciel de bureautique et métier

Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives

Technique de recherche et de classement documentaire

Communication orale et écrite

MOYENS

Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)

Standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie et de son équipe

Devoir de réserve

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

HABILITATIONS

AIPR

PERMIS

B

Profil recherché

Savoir-être

Organisé

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques


Réf: 07fcb172-a615-4bf2-bcc0-27050cbe4530

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