Adjoint.e du responsable du Pôle support F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : Administrative

Catégorie : B

Direction des espaces et mobilités

Recrutement : Titulaire/Contractuel

MISSION:
En tant assistante du service et du responsable, il.elle assure :
- l'animation des équipes du service et du pôle avec le.la responsable du service
- Le pilotage et la coordination des flux d’information et de la communication entre les pôles du SGEP, la hiérarchie, les services et les partenaires 
- La gestion et le suivi de la relation à l'usager (réponses aux courriers riverains, concessionnaires etc et aux différentes sollicitations) ainsi que tous les messages téléphoniques
- organiser les réunions, les plannings, les absences, lien RH etc
- lien avec les agents pour les demandes d'interventions (SESAM, Atal, E-Atal), en lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention, assure la rédaction des comptes rendus de réunions 
- assure la distribution du courrier 
- La gestion administrative du service (dont missions de secrétariat)
- La gestion comptable du service 
- La rédaction des courriers liés aux alignements, des mises en demeure des entreprises, des pénalités liées aux bailleurs
-Suivi comptable et financier du service, rédaction des bons de commande, dossiers subvention en lien avec le SAF

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Encadrer et animer les collaborateurs du pôle : En lien avec le responsable du service et du pôle
Piloter et coordonner les flux d'informations et communication : Management "collaboratif"
Gérer et suivre la relation à l'usager : Réponses aux courriers et aux différentes sollicitations
Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention: En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention

Gérer la comptabilité du service : Rédaction des bons de commande du service
Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel):Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable

Rédiger à partir d'éléments techniques des projets de réponse à soumettre au responsable de pôle et au responsable de service
Piloter la mise en œuvre du dispositif de partage de l'information via le serveur commun:  Management « collaboratif »

Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence: Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service

Assister les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi administratif (courriers divers, etc.) et RH (arrêts, absences, heures supplémentaires, etc.): En lien avec les autres pôles et le responsable SGEP

Saisir des données d’activité à remonter au responsable du SGEP
Assurer le suivi des fournitures de bureau du service

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES 
Savoir faire
Définir le planning hebdomadaire et l’organisation quotidienne du plan de charge de son équipe

Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur
Contrôler administrativement le travail de son équipe et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées

Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)
Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.)
Proposer les choix des options administratives à mettre en œuvre
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et orienter les mails
Très bonnes capacités d'organisation et de classement
Évaluer et contrôler la qualité du service rendu
Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités
Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus
Saisir l’ensemble des données liées à l’activité du pôle

Savoirs
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Procédures du service
Logiciel de bureautique et métier

Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives

Technique de recherche et de classement documentaire
Communication orale et écrite

MOYENS

Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)

Standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie et de son équipe

Devoir de réserve

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

HABILITATIONS
AIPR

PERMIS
B

Profil recherché

Savoir-être
Organisé

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques

Réf: 07fcb172-a615-4bf2-bcc0-27050cbe4530