Adjoint.e du responsable du Pôle support F/H
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Type de contrat : Titulaire / Contractuel
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Temps de travail : Temps plein
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Lieu Montreuil
Ville de Montreuil
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Description du poste
Filière : Administrative
Catégorie : B
Direction des espaces et mobilités
Recrutement : Titulaire/Contractuel
MISSION:
En
tant
assistante du service et du responsable, il.elle assure :
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l'animation des équipes du service et du pôle avec le.la
responsable du service
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Le pilotage et la coordination des flux d’information et de la
communication entre les pôles du SGEP, la hiérarchie, les services
et les partenaires
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La gestion et le suivi de la relation à l'usager (réponses aux
courriers riverains, concessionnaires etc et aux différentes
sollicitations) ainsi que tous les messages téléphoniques
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organiser les réunions, les plannings, les absences, lien RH etc
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lien avec les agents pour les demandes d'interventions (SESAM, Atal,
E-Atal), en lien avec le chargé des signalements et demandes
d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux
signalements et demandes d'intervention, assure la rédaction des
comptes rendus de réunions
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assure la distribution du courrier
- La gestion administrative du service (dont missions de secrétariat)
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La gestion comptable du service
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La rédaction des courriers liés aux alignements, des mises en
demeure des entreprises, des pénalités liées aux bailleurs
-Suivi
comptable et financier du service, rédaction des bons de commande,
dossiers subvention en lien avec le SAF
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Encadrer
et animer les collaborateurs du pôle : En lien avec le responsable du service et du pôle
Piloter et coordonner les flux d'informations et communication : Management "collaboratif"
Gérer
et suivre la relation à l'usager :
Réponses
aux courriers et aux différentes sollicitations
Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention: En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention
Gérer
la comptabilité du service : Rédaction
des bons de commande du service
Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel):Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable
Rédiger
à partir d'éléments techniques des projets de réponse à
soumettre au responsable de pôle et au responsable de service
Piloter
la mise en œuvre du dispositif de partage de l'information via le
serveur commun:
Management
« collaboratif »
Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence: Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service
Assister
les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi
administratif (courriers divers, etc.) et RH (arrêts, absences,
heures supplémentaires, etc.): En lien avec les autres pôles et le responsable SGEP
Saisir
des données d’activité à remonter au responsable du SGEP
Assurer
le suivi des fournitures de bureau du service
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir
faire
Définir
le planning hebdomadaire et l’organisation quotidienne du plan de
charge de son équipe
Contrôler
le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des
normes en vigueur
Contrôler
administrativement le travail de son équipe et apporter un premier
niveau de solution aux difficultés rencontrées
Coordonner
et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de
procédure, partage d'information, etc.)
Contrôler
les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes
d'information de la hiérarchie, etc.)
Proposer
les choix des options administratives à mettre en œuvre
Prendre des
notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et
orienter les mails
Très bonnes capacités d'organisation et de
classement
Évaluer et contrôler la qualité du service rendu
Réagir
rapidement pour la gestion des urgences et des priorités
Participer
aux réunions de service et réaliser les compte-rendus
Saisir
l’ensemble des données liées à l’activité du pôle
Savoirs
Techniques
de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Procédures du
service
Logiciel de bureautique et métier
Vocabulaire professionnel du
service
Procédures administratives
Technique de recherche et de
classement documentaire
Communication orale et écrite
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)
Standard téléphonique
CONDITIONS
D’EXERCICE
Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie et de son équipe
Devoir de réserve
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
HABILITATIONS
AIPR
PERMIS
B
Profil recherché
Savoir-être
Organisé
Faire
preuve de responsabilité et de sens du service public :
respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les
valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler
en équipe et en transversalité : rester professionnel,
partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à
progresser
Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires :
conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des
consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise
des risques
Réf: 07fcb172-a615-4bf2-bcc0-27050cbe4530