Assistant d’élus (F/H)

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Catégorie B ou adjoint administratif confirmé, NBI 10 points secrétariat à titre exclusif

MISSION

Apporte une aide permanente à cinq élus en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organiser la vie professionnelle de l'élu et anticiper sur ses besoins.
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique.
Veiller à la bonne circulation des parapheurs et être attentifs aux procédures administratives.
Suivre les projets et activités des directions placées dans le champ de délégation des élus.
Gérer les accueils téléphoniques et physiques au secrétariat.
Traiter et orienter les demandes.
Organiser et planifier des réunions.
Assister l’élu lors de ses permanences.
Assurer l’interface élus, usagers, administration.
Assurer un lien privilégié avec les services, les partenaires…

Profil recherché

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire :

Participer à toutes les activités du service sur demande du responsable.
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Organiser les déplacements du cadre ou de l'élu.
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenues divers.
Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Savoirs :

Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité.
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
Fonctionnement des services de la collectivité.
Règles de l'expression orale et écrite de qualité.
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.
Fonctionnement de l'internet et de l'intranet.
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.).
Tableaux de bord et outils de planification et suivi.

Savoir-être :

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse.
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques.

MOYENS

Internet
Intranet
Matériel bureautique
Logiciels pack office

CONDITIONS D'EXERCICES

Devoir de réserve.
Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie.
Horaires réguliers adaptés au besoin des élus.
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité.

Réf: 27cfa4f9-5f81-40b0-95e6-c6ba7a95b80b