Assistant.e de la DGA Ville Inclusive F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION PRINCIPALE :

L’assistant.e de la DGA apporte une aide permanente à l’activité de celle-ci, en lien étroit avec les assistant.e.s de la DG,
 les assistantes des directions et services de la DGA et en relation avec le cabinet et le secrétariat des élus.
La DGA est composée des directions solidarités et CCAS,santé, citoyenneté et vie des quartiers, jeunesse et éducation
populaire ; du service intégration, égalité, populations migtrantes ; et des missions innovation sociale, stratégie

alimentaire de territoire et lutte contre les discriminations.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Organisation permanente de l’activité de la DGA

-Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers (rédaction importante de
mails)
-Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de direction et
secrétaires d’élus)
-Organisation de réunions
 -Evaluer les urgences et orienter ou répercuter auprès des bons services et interlocuteurs
(suivi de ces demandes)
-Interface avec le cabinet du Maire, des Elus et des partenaires extérieurs et institutionnels

Suivi des projets et activités de la DGA

-Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne
- Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés
(suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
-Suivi des demandes du Maire et des Elus, préparation des rendez-vous
-Préparation des rendez-vous du Maire et des Elus
-Accueil téléphonique + filtrage + orientation

Réalisation administrative

-Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)
-Rédaction occasionnelle de courriers aux partenaires extérieurs
-Relecture des parapheurs
-Remise en forme de courriers des services (à la marge)
-Gestion des courriers signalés (réponse ou suivi des courriers originaux transmis aux
services)
- Classement des dossiers

Missions transversales :

Impression et ventilation du courrier signalé
-Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’Elus
- Travail en coopération avec les assistantes des autres DGA et de la DGS
- Recueil du dispositif d’urgence – mise à jour
- Gestion des permanences techniques
- Gestion ponctuelle des autres agendas des DGA et de la DGS
-Gestion du fichier contacts
- Commande et suivi du stock de fournitures
-Commande de café
- Remplacement pendant les congés des assistantes des autres DGA et de la DGS

Organisation de manifestations, séminaires, évènements :

-Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission
-Suivi des prestations

Spécificités du poste

-Disponibilité
-Réactivité
 -Travail en équipe avec les assistantes et DGA de l’étage, le cabinet et les secrétaires d’élus
 -Travail en équipe avec les assistantes des directions et services de la DGA (Citoyenneté politique de la ville et
vie des quartiers, Santé, Jeunesse et éducation populaire, Solidarités CCAS et Intégration égalité et
populations migrantes) et chargé.e.s de mission (Innovation sociale, Stratégie alimentaire de territoire et lutte
contre les discriminations)

Relations internes et externes hors direction d’appartenance :

-Partenaires institutionnels (Ministères, Préfecture, Région, EPT Est-Ensemble, Société, Entreprises)
- Relations avec tous les secteurs municipaux
- Relations avec les élus

Profil recherché

Savoir/savoir-faire

-parfaite connaissance de la collectivité et de ses directions / services (organigramme)
-capacité d’adaptabilité au fonctionnement inhérent à chaque DGA.
-capacité à prendre des initiatives.
-maîtrise de l’oral (savoir s’exprimer et convaincre)
-capacité d’autorité.
-capacité de gestion de conflits.
-favoriser les relations positives.
 -réactivité et pertinence dans le traitement des demandes et des urgences.
 -compréhension globale des dossiers.
 -protéger la DGS et la DGA de situations complexes.

Savoir-être

-disponibilité
-diplomatie

 -convivialité et/ou fermeté le cas échéant
-rigueur
-discrétion professionnelle
-présentation

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