Coordinateur-trice administrative des activités de l'antenne vie de quartier et du centre social F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : administrative

Catégorie : B grade : rédacteur

Direction : Citoyenneté, Jeunesse, Politique de la ville et Vie des quartiers = > Service : Antenne vie de quartier

Recrutement : Titulaire/Contractuel

MISSIONS

Coordonne les activités administratives d’accueil, de dialogue en direction des habitants ainsi que les dossiers des actions et projets de l’équipe grâce à une polyvalence et une autonomie indispensable et reconnue. Secrétariat, montage et suivi des dossiers administratifs des activités de l’antenne qu’ils soient de l'ordre du suivi des actions habitants, des manifestations de quartier ou ville. Accueil, communication et information en direction des habitants Relation opérationnelle avec le pôle administratif de la direction, les autres services de la ville et les partenaires pour mener à bien les actions de l’antenne et du Centre Social

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Accueillir les publics de l’antenne/ Centre Social et les partenaires

- Suivi des permanences et accueil téléphonique

- Enregistrement des demandes, sollicitations des habitants et suivi des réponses aux courriers sur maarch

- Gestion de l'information antenne/ centre social, ville et associative ( affiches, réseaux sociaux et lors des actions spécifiques de l'antenne sur le quartier)

- Prépare et développe l’organisation et la gestion administrative de l’antenne :

• constitution de fichiers, maintenance des tableaux de bord des activités de l’antenne
• tenue des agendas, planification et organisation des réunions,
• mise à jour de documents communs de la direction
• demandes d'intervention e-attal et suivi des locaux de l'antenne et du Centre Social
• anticipation et gestion des congés, des formations …, des agents de l’antenne et du Centre Social
• réalisation et diffusion des informations à destination des membres de l’équipe et des partenaires
• suivi budgétaire et comptable des activités de l’antenne et du Centre Social
• préparation et suivi du pilotage des dossiers administratifs de la commission de régulation, des documents administratifs, des dossiers de CM, conventions diverses et partenariales, cessions…)

- Concours à l’élaboration, à la coordination des actions d’animation/développement social et de gestion urbaine de proximité

• coordination et animation du réseau d’acteurs et de partenaires, dans le cadre de dossiers spécifiques (ex repas de quartier) en relation avec les cadres de l’antenne
• constitution des dossiers de demandes de subvention sur les aspects administratifs en coordination avec le cadre chargé des dossiers
• pilotage du suivi administratif des événements de quartier : comptes rendus de réunions techniques, interlocuteur et relais auprès des services techniques
• contribution aux évènements et manifestations de quartier (dont fête de quartier)
• contribution si nécessaire à certains arpentages avec le gestionnaire urbain de proximité.

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

- Poste en référence à des missions sur un territoire de la ville

- Disponibilité ponctuelle en soirée et le week-end

- Déplacements sur le territoire et vers les services centraux

- Accueil du public

- Diversité des interventions et des activités

- Relations internes et externes hors direction d'appartenance

- Relations internes- :

Tous les services de la ville (technique, animation), notamment ceux intervenant dans les champs de la gestion du cadre de vie et du développement social urbain

*Relations externes :

Les partenaires associatifs et institutionnels présents sur le secteur.

Savoir faire

• Capacités d’expression orale et écrite
• Capacités d’organisation et d’anticipation
• Capacité à travailler en grande polyvalence et donc à appréhender les urgences et les priorités dans les actions au quotidien.
• Capacité à gérer et suivre des dossiers
• Capacité à rédiger des comptes rendus de réunion et à suivre la mise en œuvre des décisions
• Maîtrise de la posture d’accueil : clarté des informations données, capacité à reformuler les demandes et à bien les comprendre

Savoirs

• Maîtrise de l’écrit et des techniques d’administration territoriale et de gestion
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciel (traitement de texte, tableaux excel, boîte aux lettres électronique… e-attal, GMA, MAARCH, Noé )
• Connaissance du circuit comptable et budgétaire

Moyens

• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels pack office
• Un standard téléphonique

Profil recherché

Savoir-être

• Réactivité et polyvalence
• Aptitude à l'accueil et aux techniques à développer
• Goût pour la relation avec les usagers
• Qualités d'écoute, de dialogue
• Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
• Autonome dans l’organisation de son travail, le développement et le suivi des dossiers confiés
• Réelles facultés et envies pour le travail en transverse au profit d’une équipe et d’un territoire

CONDITIONS D’EXERCICE

Devoir de réserve

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Réf: ec0479b1-9d65-4379-878c-e1cb980ba02e