Coordinateur.rice administrative des activités de l’antenne vie de quartier F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : Administrative

Catégorie : B
Direction :Citoyenneté, Politique de la Ville et Vie des Quartiers

Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi de rédacteur et par dérogation aux contractuels

Poste à pourvoir : Dès maintenant

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : Antenne de quartiers blancs vilains (Bus 122)

Missions : 

Coordonne les activités administratives d’accueil, de dialogue, d’actions et de projets de l’équipe de l’antenne en direction des habitants grâce à une polyvalence et une autonomie indispensable et reconnue.

Activités principales :

-Prépare et développe l’organisation et la gestion administrative de l’antenne :

• Agendas, planification et organisation des réunions
• Constitution de fichiers, maintenance des tableaux de bord d’activités de l’antenne 
• Anticipe et accompagne l’activité des agents de l’antenne : plannings, congés, formation, …  
• Collecte et transmission d’informations à destination des membres de l’équipe ou des partenaires 
• Suivi budgétaire et comptable des activités de l’antenne 
• Préparation et suivi du pilotage des dossiers administratifs de la commission de régulation, des documents administratifs, des dossiers de CM, conventions diverses et partenariales, contrat de cession 
• Effectue les demandes d’interventions pour les locaux en cogestion (Mairie annexe et centre de quartier)

-Concourt à l’élaboration, à la coordination des actions d’animation/développement social et de gestion urbaine de proximité : 

• Coordination et animation du réseau d’acteurs et de partenaires dans le cadre de projets spécifiques (repas de quartier, sorties familiales…), en lien étroit avec les cadres de l’antenne 
• Participation à l’organisation et à la mise en œuvre des événements et manifestations de quartier, notamment les fêtes de quartier 
• Pilotage du suivi administratif des événements, incluant la rédaction des comptes rendus, des réunions techniques (ex. commission de régulation) et lien avec les services techniques 
• Contribution ponctuelle à l’animation des instances habitantes (hors conseil de quartier) et à la rédaction des comptes-rendus 
• Participation au montage administratif des dossiers de demandes de subvention, conformément aux orientations définies, en coordination avec le cadre en charge du suivi des dossiers. 
• Appui (occasionnel) aux arpentages aux côtés du gestionnaire urbain de proximité, selon les besoins du territoire.

-Accueillir et informer les partenaires associatifs, institutionnels, riverain du secteur :

• Assure un accueil physique et téléphonique -
• Enregistre et oriente les demandes des habitants -
• Accueille et suit certaines permanences d’accès aux droits accueillies dans la mairie annexes -
• Production et diffusion d’information à destination du territoire, élaboration de certains supports (en lien avec les services support) : newsletter, annuaire des acteurs, affiches, informations institutionnelles et associatives, notamment dans le cadre du NPNRU et de l’emploi-insertion.

Activités Complémentaires :

• Poste et missions en référence à un territoire spécifique de la ville.
• Disponibilité ponctuelle en soirée et le week-end
• Déplacements sur le secteur et vers les services centraux.
• Gestion des permanences au sein de la mairie annexe (point d’accès aux droits).
• Diversité des interventions et des activités.

Conditions d'exercice : 

-Travail du lundi au vendredi, certaines heures en soirée, certains week-ends (Événements de quartiers…)

-Quartier « politique de la ville »

Moyens : 

-Au sein de l’équipement de la mairie annexe.

-Bureau partagé à deux

-Outils informatiques, téléphonie…

-Vélo électrique et véhicule de service pour circuler sur l’ensemble du territoire

Profil recherché

-COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :

• Capacités d’expression orale et écrite.
• Capacité à travailler en grande polyvalence et donc à appréhender les urgences et les
• priorités dans les actions au quotidien.
• Capacité à organiser, animer, gérer et suivre des dossiers.
• Capacité à rédiger des comptes rendus de réunion et de suivre la mise en œuvre des
• décisions.
• Maîtrise de la posture d’accueil : clarté des informations données, capacité à reformuler les
• demandes et à bien les comprendre.
• Capacités d’organisation et d’anticipation.
• Aptitude à l’accueil et aux techniques à développer.
• Goût pour la relation avec les usagers.
• Qualités d’écoute, de dialogue et de discrétion.
• Réactivité et polyvalence.
• Autonome dans l’organisation de son travail et le suivi des dossiers confiés.
• Réelles facultés et envies pour le travail en transversalité au profit d’une équipe et d’un
• territoire.
• Capacité d’adaptation aux situations et aux interlocuteurs.

Réf: 41a40e03-dbef-4ff8-9b1e-c7c07f0eaf78