Coordinatrice budgétaire et comptable F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Coordinatrice budgétaire et comptable

Filière : administrative /animation

Catégorie : B

Direction : Jeunesse et éducation populaire

Recrutement : Titulaire/Contractuel

MISSIONS 

Coordinateur de l’intégralité du dossier des subventions des associations, depuis la demande jusqu’à la commission d’attribution.

Référent des logiciels métier.

Cadre ressource pour le responsable de service dans l'organisation du SMRVA.

ACTIVITÉS PRINCIPALES	Remarques et compléments
Coordonne les demandes de subventions des associations	Instruction et suivi des dossiers de subvention pour le SMRVA Organise la Commission de subventions (Suivi de l’inscription, vérification et préparation des dossiers.) Établit le rapport et la délibération pour le Conseil Municipal, notifie les subventions aux associations
Référent Utilisateur des logiciels métiers	GMA : Suivi du logiciel, mise en ligne des documents administratifs, apporte aide et conseils aux utilisateurs, lien technique avec la DSI à venir, référent du service lors du déploiement du Logiciel de Gestion Relations Citoyens (GRC)
Encadrement de l’agent administratif et comptable	Suivi budgétaire et comptable du service, appui sur la gestion RH
Assiste le responsable de service	Agenda, courriers, suivi RH du service, préparation des dossiers suivi des projets et des activités du service, activité de reporting (bilan d’activité, liste des avantages en nature et des subventions) gère l'information, le classement et l'archivage de documents….
Régisseur suppléant
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Assure une mission polyvalente en complémentarité avec les autres agents : participe à la programmation de l’attribution des salles à l’année et traite les demandes ponctuelles associatives et des particuliers Participe aux évènements importants organisés par le service (AG des associations, JAM, village associatif de la fête de la ville)
Savoir faire

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs, (notes et délibérations)

Savoirs

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, CR, etc.)

Progiciels de gestion (GMA, Astre) , logiciels de bureautique : très grande maîtrise de l’outil informatique requise

Procédures administratives

Communication orale et écrite : relation avec les associations et les services de la ville

Connaissance des associations souhaitée

Techniques de recherche documentaire

Notions de techniques d’encadrement souhaitées

Très grande rigueur , capacités d’initiative, sens de l’organisation

MOYENS

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Un standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE

Devoir de réserve

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Travail 3 à 4 samedi par an

Profil recherché

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: 5ab02870-aea8-42be-a6d7-43357bb52cb3