Gestionnaire administratif F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : administrative  Catégorie : C

Direction : Petite enfance SERVICE : Services Administration et Finances

MISSIONS

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Administration et Finances, le.la gestionnaire Administratif.ive assure des missions de gestion, de suivi et travaille en binôme avec la seconde gestionnaire administrative rattachée au service des modes d'accueil

Le.la gestionnaire a en charge les tâches administratives inhérentes :

- à la gestion des demandes et attributions de places en crèche pour son secteur (l'autre secteur étant attribué au binôme)

- au fonctionnement du service Administration et Finances : suivi Caf, tableaux de bord et d'activité

Il.elle travaille en lien fonctionnel avec le cadre du service des modes d'accueils collectifs et en collaboration avec les autres agents de la direction de la petite enfance : direction, services, crèches

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1 Gestion administrative des demandes de places en crèche

- Collabore à la sécurisation du processus CAMA (commissions d'attribution des modes d'accueil)

- Assure le suivi des Commissions d’Attribution des Modes d’Accueil (demandes de places en crèches) de son secteur.

- Prépare les dossiers pour les Commissions d’Admission à un Mode d’Accueil (CAMA).

- contacte certaines familles par mail ou téléphone pour affiner et compléter les dossiers d'inscription

- Participe aux commissions.

- Contrôle les documents de synthèse et veille à la sécurisation du processus d’admission.

- Insère les réponses des commissions sur le logiciel Maelis, et leur mise en ligne (portail familles).

- Assure la dactylographie des réponses aux familles suivant la commission et leur envoi en nombre ..

- Gère la boite courriel de la direction de la petite enfance.

- Assure la communication envers les familles en lien avec les cadres de la direction après validation des orientations

- Assure les réponses positives aux familles relatives aux demandes de places d'urgence, ainsi que les différents courriers en lien avec les modifications des contrats d'accueil, radiation, préavis…..

Le.la gestionnaire est référent.e sur le suivi du logiciel « MAELIS » pour la partie CAMA

2  Suivi de l'activité : :

- Suivi des tableaux de bord des fermetures/ouvertures de crèches ou de lieux de vie en lien avec les problématiques de personnel du secteur (taux d'encadrement)

- Suivi des déclarations d'accidents enfants

- Participe au rapport d'activités des crèches et manifestations de la direction petite enfance (données statistiques)-

- Prend en charge des demandes de travaux de reprographie en lien avec la direction de la communication

3 Suivi Caf et subventions afférentes

Il.elle participe à l'instruction des demandes de subventions, des déclarations d'activité notamment dans le cadre des subventions sollicitées par la Ville auprès des partenaires extérieurs;

- Collecte les éléments nécessaires aux déclarations auprès de la Caf et est en capacité d'extraire les informations à partir du logiciel Maëlis (déclarations d'activités, actualisation Caf, optimisation des taux d'occupation)

- Participe à la construction et l'actualisation de requêtes sur BO pour l'obtention des données Maëlis pour la Caf

- Assiste la responsable du service dans la relation avec les partenaires (Caf)

4 Assure des missions administratives :

- Assure la mise en forme de courriers, documents (bilans d’activité, affiches…)

- rédaction des attestations aux familles / courriers

- assure des missions de secrétariat en soutien à l'assistante de direction

- Assure l’accueil téléphonique (usagers, professionnels des structures municipales, associatives et départementales, professionnels des services municipaux, partenaires..).

- Informe et oriente si nécessaire.

- Classement et archivage des dossiers du service Administration et Finances

5 - Participe à l’amélioration de la qualité et de l’efficacité du service public en renseignant les tableaux de bord et les indicateurs.

- Est force de proposition par la création d’outils bureautiques facilitant l’activité de la direction.

6 - Travaille en binôme avec la seconde gestionnaire administrative et assure le relais de continuité de service sur l'ensemble des missions.

- Contribue à la continuité des missions du service Administratif et Financier et travaille en collaboration avec les autres assistantes et gestionnaires (y compris l'assistante de Direction)

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Spécificités du poste

- Technicité particulière sur le volet informatique (Logiciel métier, indicateurs et tableaux de bord, consultation Business Object).

- Poste à plein temps exigeant rigueur, discrétion et confidentialité.

Relations internes et externes hors direction d’appartenance

Divers services municipaux : Drh, Sacop, DS2IN, …. et partenaires externes comme la PMI, la CAF…, Familles

Compétences

• Connaissances des logiciels , LibreOffice, microsoft office, Maelis, Zimbra,
• Connaissances en matière d’écrits administratifs

Savoir-faire (capacités, expérience)

• Capacités d’écoute
• Connaissance de l'organisation communale
• Bonne Maîtrise des outils informatiques
• Conception d'outils de suivi sur tableau
• Sens de la communication avec les directrices de crèches et les services communaux intervenant
• Connaissance de base des contraintes réglementaires des bâtiments et des Eaje (sécurité incendie, normes d'hygiène)
• Capacités rédactionnelles
• Gestion des dossiers administratifs

Profil recherché

Savoir-être (qualités personnelles)

• Qualité d’organisation
• Qualité relationnelle
• Rigueur
• Qualité de discrétion et de la confidentialité
• Autonomie
• Esprit d’équipe

Réf: c28d3c17-0943-445b-a8aa-14dc1c166dcb