Gestionnaire administrative marchés publics F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction: Finances et de la Commande Publique       Service: Commande Publique

Filiere: admnistrative  Catégorie: C

Mission : Gestion administrative de l’activité du service

ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE

Assurer le suivi administratif du service:

Préparation des dossiers pour le contrôle de légalité

Assurer l'accueil téléphonique du service

Gérer le courrier du service et les mails de la boite générique du service

Assurer l'organisation et le suivi des commissions de commande publique (CAO - CDSP - CCSPL):

Etablir le planning des réunions des commissions et réserver les salles

Rédiger les convocations et préparer avec la responsable et les juristes acheteurs l'ordre du jour

S'assurer du quorum pour les réunions de commissions

Préparer les dossiers pour les membres des commissions

Numériser et classer les procès-verbaux

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

Participer à la gestion de certains actes de commande publique : 

Ouverture des plis sur la plateforme Maximilien

Information des candidats non retenus et notification aux titulaires

Transmettre les pièces marché aux services opérationnels

Création de commandes et d’engagements, et suivi de la facturation du service

Savoir faire

Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement

Connaitre les bases de la réglementation de la commande publique

Maîtriser l'expression orale et écrite

Maîtriser les techniques de secrétariat (rédaction de courriers, de notes, techniques de classement et d'archivage)

Appréhender le vocabulaire professionnel du service

MOYENS

Accès partagé

Intranet/internet – messagerie électronique

Poste informatique, téléphone, photocopieur/imprimante

Documentation professionnelle

CONDITIONS D’EXERCICE

Travail avec l’ensemble de la direction et les services opérationnels, relations avec la hiérarchie

Travail sur site / déplacements en extérieur éventuels

Travail en équipe

Profil recherché

Savoirs

Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité

Qualités rédactionnelles et de synthèse

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (ASTRE, plateforme Maximilien)

Savoir anticiper

Respecter les échéances

Savoir comprendre les demandes, les filtrer et orienter les correspondants à bon escient

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : échanges permanents avec les agents du service achats et commande publique, les services opérationnels, rester professionnel, partager l'information

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Faire preuve d'une bonne organisation, de qualités relationnelles, d'autonomie et de rigueur, de disponibilité, de diplomatie et de discrétion professionnelle, savoir s'adapter à une matière évolutive

Réf: 68739a23-bdab-4221-8ef5-8414d56503d7