Gestionnaire Instances et secrétariat médical F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : Administrative

MISSION : Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
Informer et conseiller les agents, les services, les directions de la collectivité concernant les droits liés à la santé
Traiter les dossiers de demandes liées à l’indisponibilité physique des agents (CLM, CLD, retraite pour invalidité)
Planifier son activité, assurer le suivi de ses dossiers et fiabiliser les données dans le SI-RH et dans les tableaux de bord
Saisir et contrôler les données ayant un impact sur le traitement des agents en collaboration avec l’action sociale et le SGAP
Gérer les dossiers du personnel (Assistanat en ressources humaines?
Gérer l'information, classer et archiver des documents dans les supports numériques et/ou dans les dossiers papier
Saisir et contrôler les données ayant un impact sur le traitement des agents en collaboration avec le SGAP et les autres pôles du service

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire
Participer à toutes les activités du service sur demande du responsable

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les appels téléphoniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers (arrêtés, saisines, formulaires)
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées
Connaître les instances et acteurs à solliciter pour le traitement des dossiers
Rendre compte de l’état d’avancement d’un dossier, oralement et par écrit
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Savoirs
Connaissance des statuts de la Fonction Publique territoriale (FPT) et de la réglementation concernant l’indisponibilité physique dans la FPT
Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique

Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives de la collectivité
Techniques de recherche documentaire

MOYENS
Accès partagé
Intranet
Matériel bureautique
Progiciels spécifiques, logiciels pack office

CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires réguliers
Respect impératif des délais
Travail en bureau
Travail soumis à des contraintes planifiées relatives aux obligations réglementaires

Profil recherché

Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, respecter son interlocuteur, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, faire preuve d’autonomie, respecter des consignes, être force de proposition, aider à la décision et à la maîtrise des risques, savoir demander de l’aide

Réf: a95df7a1-bc80-456c-87af-72589f403810