Référent.e administratif.ve F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie C
Filière : Administrative

MISSION : Accueille et informe les familles et les opérateurs funéraires sur les obligations administratives nécessaires aux obsèques et les accompagne sur l'organisation des obsèques.
Effectue les instructions administratives et renseigne les familles sur les démarches post-obsèques.
Assure la saisie administrative des attributions et reprises de concession et l'intérim de la responsable du cimetière pour la régie financière.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueillir et renseigner les familles et l'ensemble des usagers : Bureau partagé à l'entrée du cimetière ancien

- Organiser les prestations funéraires avec les prestataires : Accompagnement des familles et des entreprises de pompes funèbres pour l'organisation des opérations :Surveillance du respect du règlement intérieur et de la législation funéraire.

- Monter les dossiers administratifs et financiers : Instruire les demandes d’opérations funéraires (inhumations, prolongation de concessions, reprises de concessions, exhumations, réparation de monuments...)
- Transmettre les informations pour l'exécution de la prestation : Préparation et suivi des parapheurs
- Assurer les instructions permettant la réalisation des opérations funéraires

- Enregistrer et éditer les paiements relatifs aux opérations funéraires : Gérer et sécuriser les recettes sous la responsabilité du Régisseur titulaire
- Mise à jour des dossiers sur le logiciel spécifique Requiem et sur les registres papier : La tenue très rigoureuse des registres papier et informatique est une obligation légale du cimetière
- Archivage

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Saisir progressivement les dossiers de concession anciens dans le logiciel Requiem
Préparer des dossiers de reprises de concession (état des lieux terrain et préparation dossiers administratifs)

Suppléer la/le responsable du service sur tous les aspects administratifs pendant ses congés et repos et en particulier être Mandataire suppléant de la Régie de Recettes
Assister ponctuellement aux exhumations lorsque la présence de l'administration est requise

Travail des week-end pour assurer l'ouverture au public du bureau
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES
Savoir faire
Comprendre les législations et réglementations en vigueur et continuer à se former en permanence sur les évolutions

Recevoir les familles et les entreprises pour répondre à toute question relative à l'activité funéraire ; les informer sur les différentes prestations, sur les obligations administratives, sur les conditions financières et techniques de chaque prestation (choix de sépulture, durée de concession, modalités en cas d'exhumations...)

Savoir organiser les priorités de traitement des dossiers administratifs selon l'urgence
Maîtriser l'informatique pour saisir dans le logiciel Requiem et rédiger sous Word les documents administratifs
Rédiger des documents administratifs et des mails de réponse aux usagers (maîtrise de l'écrit)
Être très rigoureux pour assurer le suivi des registres papier et informatique et le formalisme funéraire

Savoirs
Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité

Équipements funéraires, modes de sépulture
Psychologie et sociologie du deuil
Pratiques et rites funéraires : règles de protocole
Notions d’indigence
Réglementation, législation funéraire et tarification funéraires

Produits de prévoyance

MOYENS
Bureautique générale , registres

Outil informatique, logiciel Requiem
Cartographie et plans du cimetière
Talkie-walkie

CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires : Du lundi au vendredi : 8h15-12h 13h30-17h15. 18H l'été par roulement des agents

Travail 1 week-end sur 2 (Le dimanche, ouverture à 9h)
Astreintes selon roulement pour ouvertures plus tôt ou fermeture plus tard

Les modalités de travail le week-end sont susceptibles d'évoluer en 2023 ou 2024Pas de télétravail possible

Profil recherché

Savoir-être
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l’information, écouter, enrichir le groupe, l’aider à progresser

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respecter les consignes, aider à la décision et à la maîtrise des risques, adopter une posture favorisant l'amélioration continue des procédures de travail
Capacité d'écoute et d’accueil, empathie vis-à-vis des personnes endeuillées. Discrétion sur les situations individuelles
Savoir prendre du recul face aux souffrances des familles en deuil et être capable d'alerter en cas de mal-être

Conserver la maîtrise de soi dans des situations difficiles (usagers mécontents ou agressifs, personnes très bavardes, deuil particulièrement sensible...)Accepter de participer à toutes les activités du service sur demande de la responsable du cimetière ou de son adjoint technique

Assiduité indispensable et respect des horaires en raison du petit effectif de l'équipe.

Réf: 7e976157-c6ed-4cf3-8d83-433a5bc976f1