Responsable du service administration – finances F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Responsable du service administration – finances

MISSIONS PRINCIPALES 

• Placé.e sous la responsabilité de la directrice de la petite enfance, le.la responsable du service administration – finances pilote l’élaboration et le suivi du budget et l’activité comptable de la direction de la petite enfance (9 crèches, 3 relais, 4 LAEP, un atelier couture, une équipe de direction).  
• Il.elle a la charge du suivi de l’activité en matière d’optimisation du fonctionnement des crèches et du suivi d’activité des structures en dépenses et en recettes via les déclarations d’activité à la CAF.  
• Il.elle est nommé.e régisseur.sseuse en charge de la régie et du lien avec les sous-régies.  
• Le.la responsable de service supervise et assure le suivi des marchés dans le respect des règles de la commande publique. 
• Enfin, le.la responsable de service encadre deux agents comptables et financiers et un agent administratif. 
• Il.elle participe, en tant que chargé.e de coopération CTG, à la mise en œuvre des actions de la CTG pour la direction de la petite enfance.   

ACTIVITES PRINCIPALES 

Management d’équipe      

• Encadrement des trois gestionnaires (administratif, comptable et financier) du service. 
• Gestion des congés, conduite des entretiens professionnels annuels, suivi des formations, planification de l'activité et définition des priorités et du calendrier de réalisation. 
• Animation du travail collectif 
• Supervision du travail individuel  

Elaboration et suivi du budget  

• Préparation du budget : compte administratif, budget primitif, alimentation du support présenté en conférence budgétaire 
• Supervision du suivi budgétaire : suivi de l’exécution budgétaire en dépenses et en recettes, en fonctionnement et en investissement en lien avec les structures et la direction des finances de la ville   
• Pilotage et suivi des recettes (PSU, participations familiales) 
• Pilotage de l'instruction et de l'actualisation des données CAF sur le portail dédié 

Pilotage de l’activité comptable de la direction 

Supervision de l’élaboration des bons de commande, du suivi des factures, des liquidations et du lien avec les fournisseurs  

Suivi de l’activité en matière d’optimisation du fonctionnement des crèches 

• Accompagnement des équipes de direction des crèches dans la gestion et le suivi de leur activité (contrats, indicateurs) 
• Supervision de l’extraction de la donnée par le gestionnaire administratif  
• Animation de temps de rencontre réguliers avec les équipes de direction des crèches (contrats, taux de facturation, taux d’occupation, taux d’encadrement…) 
• Réalisation et présentation d’une revue de gestion trimestrielle de l’activité des crèches municipales   

Suivi des marchés publics de la direction 

• Rédaction, suivi et contrôle des marchés et des délégations de service public en lien avec la directrice de la petite enfance et la contrôleuse de gestion de la ville  
• Veille règlementaire sur l’évolution du code des marchés publics  

Régie  

• Assure la gestion des régies  
• Assure la mise à jour des arrêtés  
• Fait le lien avec le trésor public 

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES  

• Assurer la transmission des consignes de la collectivité, et veiller au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans son équipe 
• Suivi des conseils municipaux en lien avec les dossiers de son service : rédaction et préparation des dossiers, des délibérations… 
• Partenariat avec les services municipaux et les partenaires institutionnels dans une logique de représentation de la collectivité
• Déplacements hebdomadaires dans les crèches  
• Intérim de direction possible en cas d’absence prolongée de la directrice de la petite enfance 

Profil recherché

SAVOIRS  

• Maitrise des règles comptables et budgétaires des communes  
• Connaissance des règles des marchés publics  
• Organisation et méthode de travail (priorisation, gestion de l’agenda, ODJ et CR de réunion…) 
• Maitrise des outils informatiques (pack 365) et collaboratifs (teams)  
• Maitrise de l’outil métier Maelis et de son décisionnel BO 
• Culture de l’écrit (CR de réunion, notes de service…) 
• Connaissance des collectivités territoriales et de leurs enjeux  

SAVOIR FAIRE 

• Management et animation du travail collectif 
• Impulsion à la montée en compétences des équipes et des collègues sous sa responsabilité  

SAVOIR ÊTRE  

• Esprit collaboratif  
• Dynamisme  
• Autonomie et sens des responsabilités  
• Capacité d’analyse et de prise de recul dans la gestion des situations complexes  
• Curiosité professionnelle

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