Agent archiviste – Officier d’état civil F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France .Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine , Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine  mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics.

Description du poste

Service : Archives - Documentation Direction :Démarches, du Droit et du Document

Catégorie : C

Mission : L’agent archiviste officier d'état civil contribue à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.Les missions consistent à accueillir, informer, orienter les usagers et coordonner l’agenda des archives municipales. L’agent représente l’image du service et de la collectivité tout en pouvant instruire certaines demandes selon son niveau de connaissance. 
Il/elle assure également des tâches d’état civil, notamment la remise d’actes et la tenue administrative.Il/elle participe à la communication et à la valorisation en accompagnant les usagers, en effectuant des recherches et en assurant la communication des documents ainsi que leur rangement.Il/elle contribue à la logistique du service en gérant le courrier, en suivant les stocks et en participant à la régie. Enfin, Il/elle prend part au traitement archivistique en recueillant des informations, en identifiant et analysant les documents, en les classant et en rédigeant les instruments de recherche nécessaires à leur indexation.Il/elle contribue à la mise en œuvre des projets du service, des outils ou procédures internes et contribue à leur amélioration.

Accueil des publics:

Gérer l'accueil physique, téléphonique et électronique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée.

Gestion de l’agenda de la salle de lecture et des chronos de suivi des demandes.

Gestion des interlocuteurs, prestataires et redirection des demandes vers les pôles concernés. Possibilité d’instruction de certaines demandes en fonction du degré de connaissance de l’agent.

Représenter l’image de la collectivité et du service

Officier d'état civil:

Remettre aux usagers les actes demandés en matière identité/état-civil 

Tenir administrativement les registres d’état civil.

Communication et valorisation:

Accueil et accompagnement des usagers

Recherches à l’intention des publics internes ou externes

Communication physique aux utilisateurs et suivi des prêts

Magasinage, rangement

Actions culturelles / valorisation

Logistique du service et régie:

Gestion du courrier

État des stocks et commande

Suivi de la régie du service avec d’autres agents

Classement et description:

Recueil des informations

Identification des documents

Analyse des documents/dossiers

Classement

Rédaction d’un instrument de recherche

Indexation

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Participe à la politique de collecte, de traitement, de conservation mais également à la gestion de projet du service.

CONDITIONS D’EXERCICE

Accueil du public

Manutentions et port de charge

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des archives

Travail en bureau, sur sites extérieurs et en sous-sols

Télétravail

 

Profil recherché

Savoir faire

appliquer les règles, normes d'archivage (ISAD (G), ISAAR (CPF)), la réglementation du domaine des archives

classement et analyse archivistiques

communiquer en interne (hiérarchie, équipes, partenaires) et en externe (partenaires, usagers, prestataires)

mettre en œuvre les techniques de conservation des documents et de valorisation des archives

prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

retrouver l'information

utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques

Savoirs

culture générale

déontologie archivistique

environnement de travail (institutionnel, juridique)

méthodes de valorisation des archives et d'accueil des publics

outils informatiques

principes de procédures de collecte et de traitement

règles et principes du classement et de l'analyse archivistique

règles communes à la rédaction des actes d’état civil ; Procédures administratives de délivrance des actes civil

techniques de conservation des supports des documents

graphisme et mise en page

Savoir-être

capacités manuelles

esprit d'analyse et de critique

confidentialité

curiosité

discrétion

qualités physiques

qualités relationnelles

rigueur

sens de l'observation, de l’organisation et du service public

HABILITATIONS

Officier d’état civil

 

Réf: 90c3d804-9dc7-483d-be64-d2c64d6a392b