Agent(e) administratif F/H
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Type de contrat : Titulaire / Contractuel
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Temps de travail : Temps plein
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Lieu Montreuil
L'entreprise
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Description du poste
DESCRIPTION DU POSTE
Direction : batiment
Service : Atelier
CATEGORIE : C
Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des adjoints administratif
Poste à pourvoir dès maintenant
Mission :
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Gestion des demandes d’interventions et de travaux via le logiciel E-atal . Orientation des demandes vers les différents services . Edition de synthèse des demandes de travaux suivant critères déterminés (par équipement, par corps d’état….)
Activités principales :
Assurer le traitement des dossiers et la saisie de documents pour le suivi des agents démarches administratives (renouvellement papier, gestion code de connexion informatique) suivi contrat et renouvellement de contrat
Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.
Assurer la transmission des informations reçues aux responsables de secteur et si besoin aux responsables des pôles.
assurer la planification et la mise à jour des tableaux de suivi de présence des agents. Traitement des heures supplémentaires et heures d’astreinte reporting des informations sur outil Rhj en lien avec les SGAP
Travailler en transversalité avec le SGAP pour le suivi administratif des agents (arrêts maladies, enfants malades, congés exceptionnels, absences injustifiées, CLM, …
Assurer le traitement des demandes d’intervention et de travaux Eatal
CONDITIONS d’EXERCICE :
Matériel informatique : intranet, internet
Outils de communication
Horaires Du lundi au vendredi de 8h à 12h00 et de 13h à 16h
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
Profil recherché
COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :
Savoirs :
Techniques de secrétariat (prise de note...)
Procédure de service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Technique de recherche documentaire Communication orale et écrite
Logiciel Technique Eatal
Connaissance technique des métiers du Bâtiment est un atout
Savoir-être :
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public.
Respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.
Être en relation avec, les agents, les autres services : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solution, politesse.
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
Savoir-faire :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'information
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger compte rendu de réunions
Rédiger des documents administratifs
Réf: ea9e7577-b614-453a-9eed-c0fd35611ef6
Le poste n'est plus à pourvoir.
