Assistant de la direction de la santé F/H

Secrétaire médicale

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction : Santé Service : CMS / Catégorie: B

Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des rédacteurs et par dérogation aux contractuels

Poste à pourvoir dès maintenant

MISSION PRINCIPALE :

Apporte une aide permanente au directeur ou, à sa demande, aux responsables de services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Apporte également une aide administrative et ponctuelle au médecin chef des CMS.

Assiste la direction de la Santé dans le suivi administratif et organisationnel de ses missions et projets au service de la population

La direction de la santé, riche d’environ 120 collaboratrices et collaborateurs regroupe trois types d’activité :

• Les Centres Municipaux de Santé (CMS), au nombre de trois, qui organisent pour la population une offre de soins pluriprofessionnelle importante (consultations médicales de médecine générale et de spécialités, soins dentaires, de kinésithérapie, infirmiers, consultations de diététique, de psychologue, centre de santé sexuelle dont accès à l’IVG médicamenteuse, conseillères conjugales et familiales, PASS ambulatoire)
• Le Service Communal d’Hygiène et de Santé (SCHS) intervient dans des domaines multiples, qui visent à préserver la santé et/ou la sécurité des Montreuillois. Il est par ailleurs chargé de la mise en œuvre de plusieurs actions de prévention en santé publique.
• Le Service Santé Publique et Handicap (SSPH) regroupe et organise les missions afférentes au contrat local de santé (CLS), à l'atelier santé-ville (ASV), à la mission handicap (MH) et à la mission santé mentale déployée dans le cadre du Conseil Local de Santé Mentale (CLSM).

Les missions de la direction font de l’assistant.e de direction un acteur en interface quotidienne avec l’ensemble des professionnels de la direction de la santé et l’ensemble des directions de la Ville, le cabinet et les élus ainsi que de nombreux partenaires sur le territoire (institutions, acteurs des champs sanitaire, social et médico-social, associations diverses, usagers…).

ACTIVITES PRINCIPALES

Gérer les accueils téléphoniques et physiques au niveau de la direction
Organiser et planifier des réunions
Assurer le suivi administratif RH des agents rattachés au directeur (arrivées, départs, absences, formations…) en lien avec la DRH et incluant la bonne gestion du matériel de travail (ordinateur, téléphonie, badges…).
Assurer le suivi et le classement des courriers signalés pour le compte du Directeur et du médecin chef des CMS

ACTIVITESCOMPLEMENTAIRES

Participe activement à la mise en place et à l’organisation des évènements portés par la direction ou les services de la direction, y compris en lien avec les aléas sanitaires
Suivi ponctuel de dossiers en lien avec la thématique de la direction et des commandes faites

MOYENS    
Matériel bureautique    
Pro logiciels spécifiques, logiciels pack office (Word, Excel, PPT, Teams…)    

CONDITIONS D’EXERCICE 
Devoir de réserve    
Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie    
Horaires réguliers, exceptionnellement en soirée    
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité    

Profil recherché

Savoir faire

- Etablir une relation de confiance avec le directeur
- Organiser l’agenda, les différents réunions internes/partenariales et prendre des rendez-vous en fonction des priorités 
- Rappeler des informations importantes, transmettre des messages, organiser des déplacements
- Assister le directeur dans la gestion RH des collaboratrices et collaborateurs (organisation des évaluations annuelles, …)
-Assister à des réunions, prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Maitriser les différents logiciels métiers et outils collaboratifs 

Savoirs
-Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
-Connaissance et/ou intérêt à connaître l’organisation du système de santé et de ses acteurs
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles d’expression orale et écrite de qualité, d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Maîtrise du Pack Office, des outils collaboratifs (Teams…), fonctionnement d’internet et d’intranet
- Technique de secrétariat (Dactylographie, sténotypie, prise de note, etc…)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Savoir- être
- Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
-Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l’information, écouter, enrichir le groupe, l’aider à progresser
- Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
- Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maitrise des risques
- Autonomie, rigueur, capacité d’initiative

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