Assistant.e auprès de la directrice générale adjointe Ressources F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, et par dérogation poste ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir dès maintenant

Directement rattaché.e à la directrice générale adjointe ressources et au sein d’une équipe de 5 assistant.e.s, l’assistant.e de la DGA apporte une aide permanente à l’activité de la DGA, en lien étroit avec la collaboratrice de la Directrice Générale des Services, les assistant.e.s de la direction générale, des directions opérationnelles et en relation avec le cabinet du Maire et du secrétariat des élu.e.s.

MISSIONS :

Organisation permanente de l’activité de la DGA

• Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers (rédaction importante de mails)
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et sercrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Evaluations des urgences et orientation ou répercussion auprès des bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, des Elu.e.s et des partenaires extérieurs et institutionnels

Suivi des projets et activités de la DGA

·         Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne

·         Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)

·         Suivi des demandes du Maire et des Elu.e.s, préparation des rendez-vous

·         Accueil téléphonique + filtrage + orientation

Réalisation administrative

·         Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice DGS.

·         Rédaction occasionnelle de courriers aux partenaires extérieurs

·         Relecture des parapheurs

·         Remise en forme de courriers des services (le cas échéant)

·         Gestion des courriers importants (réponse aux courriers originaux transmis aux services)

·         Classement des dossiers

Organisation de manifestations, séminaires, évènements

·         Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission

·         Suivi des prestations

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

Spécificités du poste

·         Disponibilité

·         Réactivité

·         Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d’Elu.e.s

Relations internes et externes hors direction d’appartenance

·         Partenaires institutionnels (Ministères, Préfecture, Région, Société, Entreprises)

·         Relations avec tous les secteurs municipaux

·         Relation avec les Elu.e.s

Profil recherché

Profil: de Bac à Bac + 2 et/ou expérience confirmée

Savoir/savoir faire 

• Parfaite connaissance des collectivités et des directions/services (organigramme)
• Capacité d’adaptabilité au fonctionnement inhérent à chaque DGA
• Sens de l’initiative
• Maîtrise de l’oral (savoir s’exprimer et convaincre)
• Capacité d’autorité
• Capacité de gestion des conflits
• Favoriser les relations positives
• Réactivité et pertinence dans le traitement des demandes et des urgences
• Compréhension globale des dossiers
• Protéger la DGA des situations complexes

Savoir être

·         Diplomatie

·         Convivialité et/ou fermeté de cas échéant

·         Rigueur

·         Discrétion professionnelle

·         Présentation

Réf: 2939f13a-e159-4240-9f8d-9b1061176647