Responsable de l'accueil et de la coordination administrative F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction : Citoyenneté et de la vie des quartiers service :  Médiation sociale

Filière : administrative  catégorie : B Cadre d’emploi : Rédacteurs territoriaux

Au sein de la direction de la Citoyenneté et de la vie des quartiers et sous la responsabilité hiérarchique d'une responsable de service, la responsable de l'accueil et de la coordination administrative exerce son activité en relation avec une équipe composée de 6 médiateurs sociaux.

Le cadre professionnel de référence de la médiation sociale est la norme AFNOR NF X 60-600 pour laquelle le service a obtenu une certification en juillet 2022.

Cette norme précise notamment les principes déontologiques du métier et apporte une définition de la médiation sociale : « processus de création et de réparation du lien social et de règlement des conflits de la vie quotidienne, dans lequel un tiers impartial et indépendant tente, à travers l'organisation d'échanges entre les personnes ou les institutions, de les aider à améliorer une relation ou de régler un conflit qui les oppose ».

Missions :

• Organise et assure l'accueil du public (écoute, information, orientation).
• Assure le suivi administratif des demandes de médiation sociale et familiale (via le logiciel métier et les autres outils du service).
• Assiste la responsable de service dans la gestion administrative du service, dans l'organisation des activités du service et dans le suivi de la démarche qualité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES	Remarques et compléments
Assurer l’accueil du public afin de leur apporter l'écoute et les informations nécessaires pour répondre à leurs demandes.	Accueil des habitants sur place, par téléphone ou par mail. Traitement de premier niveau des nouvelles demandes : ouverture dossier de médiation, orientation vers un autre service…
Effectuer le suivi administratif des demandes d’intervention de toute provenance (habitants, services municipaux ou élus, courriers signalés, partenaires externes...)	Présentation et attribution des nouvelles demandes de médiation en réunion hebdomadaire. Création des nouveaux dossiers dans le logiciel métier. Suivi des courriers signalés (logiciel Maarch).
Assurer le secrétariat du service et participer à l'organisation des activités du service	Suivi des dossiers : transmission des demandes des habitants auprès des médiateurs référents (appels, visites, mails…) et reporting dans le logiciel métier. Organisation des réunions récurrentes ou ponctuelles de la responsable de service ou de toute l'équipe. Suivi du planning et de l'activité du service. Rédaction des compte-rendus des réunions de coordination. Partage des informations adressées au service.
Organiser les permanences et le suivi de la médiation familiale	Gestion du planning des permanences bi-mensuelles de médiation familiale (prise de rendez-vous des habitants), en lien avec la responsable de service et la médiatrice familiale. Création des dossiers dans le logiciel métier et préparation des dossiers en vue des permanences.
Référent du logiciel métier	Administrateur du logiciel métier du service ( outil de reporting et de suivi de l’activité du service Production des statistiques périodiques et annuelles sur différents critères de recherche.
Assurer la gestion administrative du service	Suivi RH (congé, arrêt maladie, etc.). Suivi des marchés publics en cours. Suivi budgétaire (demandes bon de commande, relance et suivi factures prestataires, etc.). Gestion des ressources matérielles du service (stock fournitures, inventaires, commandes…). Gestion de la documentation du service et de l'archivage.

Contribuer à la démarche qualité et à l'amélioration continue du service	Recueil des informations permettant d'évaluer les actions de médiation et l'utilité sociale du service, en lien avec la responsable de service, référente qualité.
Régisseur principal de la régie d’avance du service

Savoir-faire

• Prendre des notes au cours d'une réunion et rédiger des compte-rendus 
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques 
• Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, tableaux...) 
• Gérer et actualiser une base documentaire
• Rechercher des informations (notamment sur la réglementation ou sur les acteurs du territoire) 
• Vérifier la validité des informations traitées 
• Maîtriser l'outil informatique et les logiciels de bureautique
• Rédiger des documents administratifs
• Communication orale et écrite

Savoirs

• Progiciels de gestion (logiciel métier)
• Procédures de service 
• Vocabulaire professionnel et technique du service 
• Procédures administratives (RH, budgétaire...)
• Techniques de recherche documentaire
• Connaissances de base des techniques de communication et/ou médiation

MOYENS

• Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité
• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels pack office
• Un standard téléphonique
• Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie
• Travail ponctuel en soirée ou le week-end
• Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

PERMIS

B souhaité

Profil recherché

Savoir-être

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse X

Capacités à communiquer dans des situations difficiles : publics très différents exprimant des difficultés importantes (violence, stress, épuisement, colère...), gestion des émotions et des demandes insistantes, etc.

Être en capacité d’acquérir une posture compatible avec les missions de médiation du service (« accueil en médiation »)

Travailler en équipe et en transversalité : transmettre les informations avec clarté et précision, écouter, contribuer à la démarche collective d'amélioration continue du service

Faire preuve de responsabilité et de sens du service pub

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes et de l'organisation du service, communication, appui dans la recherche de solutions 

Réf: 06842df3-42ea-44fe-9d17-7db2467e425f