Adjoint au responsable du service PBRVS F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION : Sous la conduite du responsable du service PBRVS, il ou elle participe et coordonne l’ensemble des projets du service.

Plus spécifiquement, il ou elle assure l’interface avec les services de la Direction des Ressources humaines et garantit la mise en œuvre de la politique RH de la Ville au sein du service PBRVS.

Dans le cadre du suivi de la gestion administrative des agents du service PBRVS travaillant dans les écoles et les bâtiments, il ou elle est assisté par une équipe de deux agents administratifs.

En collaboration avec la responsable du service et les responsables de pôle, il ou elle participe à la rédaction des cahiers des charges des marchés publics du service, en lien avec le service Administratif et financier de la Direction de l’Education.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Management : Accompagnement des deux agents administratifs du pôle Gestion administrative des agents des écoles et des bâtiments dans la mise en œuvre de la politique RH de la Ville

Gestion administrative des personnels des écoles et des bâtiments administratifs, en lien avec les différents services de la Direction des Ressources humaines : 

-Être l’interface avec les différents services de la DRH afin de garantir la mise en œuvre de la politique RH de la Ville : respect des procédures, suivi des conditions de travail et du respect des règles d’hygiène et de sécurité, suivi de la mise en œuvre du Plan de formation, suivi des visites médicales professionnelles, des prescriptions de restrictions médicales des agents et de la mise en place d’une organisation du travail adaptée…

-Suivre les besoins du service en effectifs et en compétences associées

 -Optimiser les procédures RH en garantissant leur mise en œuvre et leur contrôle auprès des responsables de secteur

-Piloter le recrutement des agents des écoles et des bâtiments administratifs : agents d’entretien, de restauration, responsables d’office, Atsem et gardiens des groupes scolaires

-Suivre la gestion de l’attribution des logements de fonction des gardiens logés des groupes scolaires, en lien avec le responsable du pôle Logistique et le service

-Gérer les agents remplaçants dans le cadre du dispositif C

-Effectuer le suivi et le contrôle des heures supplémentaires

• Coordonner et vérifier le suivi RH des 500 agents du service en lien avec les deux agents administratifs et les responsables de secteur :

  • Contrôler le pointage quotidien des agents des écoles et des bâtiments

  • Suivre les absences injustifiées en lien avec le service Administratif et financier de la Direction de l’Education

  • Contrôler la saisie des congés des agents des écoles et des bâtiments sur Web RH

• Accompagner les responsables de secteur dans leurs missions auprès des équipes de terrain :

  • Organiser et participer aux entretiens de régulation auprès des agents des écoles et des bâtiments

  • Rédiger des comptes-rendus et/ou des rapports nécessaires au suivi des situations

• Participer à la rédaction des cahiers des charges des marchés publics du service :

  • Recueillir l’expression des besoins auprès des responsables de pôle et de secteur

  • Contribuer et contrôler la rédaction du cahier des charges correspondant

  • Coordonner la mise en forme de l’analyse des offres, en lien avec le SAF de la Direction de l’Education

• Garantir, en lien avec les responsables de secteur, la mise à disposition des agents et leur organisation de travail pour les événements, en lien avec le responsable de secteur en charge des agents de l’Hôtel de Ville :

  • Fête de la Ville

  • Remise de médailles

  • Journée des nouveaux arrivants

  • Elections …

• Contribuer à l’aide à la décision: 

  • Participer aux réunions animées par la responsable du service PBRVS, à des réunions avec les services de la DRH et les services concernés dans le cadre des projets transverses

  • Concourir à l’élaboration du projet de service

  • Rédiger des synthèses, des bilans d’activités

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Suppléer la responsable du service dans ses missions et assurer son intérim en son absence pour la gestion du personnel et la participation à certaines réunions de direction

MOYENS

Un bureau individuel doté des moyens de communication et de bureautique

Véhicule du pool

CONDITIONS D’EXERCICE

Horaires réguliers

Déplacement dans les écoles et bâtiments

Profil recherché

Savoirs faire

Savoir favoriser les synergies autour d’un projet de service

Savoir animer, dans une démarche participative et bienveillante, une équipe d’agents administratifs

Savoir accompagner les responsables de secteur dans la régulation des situations conflictuelles sur site

Savoir utiliser l’outil informatique et multimédia

Savoirs Sélectionner Connaitre le statut de la fonction publique territoriale   Connaitre l’environnement juridique des collectivités territoriales, notamment le Code de la commande publique   Maitriser les règles et les procédures de la collectivité, notamment en termes de ressources humaines   Connaitre le système éducatif

Savoir-être

Avoir une aptitude à l’encadrement et au travail transversal

Avoir la capacité de dialogue et de médiation dans la fermeté

Savoir rendre compte, respecter les consignes et les procédures

Respecter strictement l’obligation de discrétion professionnelle

Être force de proposition, enrichir le groupe, l’aider à évoluer

Être organiser, méthodique et rigoureux

Être capable de s’adapter aux différents publics et aux différentes situations

Avoir le souci de l’intérêt général et le sens du service public

 

 

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