Agent administratif Accueil et prestations enfant F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie C
Filière : Administrative

MISSION
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Traite les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Collecte et traitement des demandes de calculs des quotients familiaux : nouvelle procédure
- Suivi de la réservation maélis
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du public
- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.
- Gestion de la boite mail générique ape correspondances selon les besoins sur tous types de prestations APE

- Encaissements des prestations à l’Enfant

- Traitement des réclamations liés à la facturation, minorations des factures , demandes diverses usagers
- Mise en place des prélèvements automatique dans le logiciel maelis
- Suivi de l'activité maelis réservation, contrôle des saisies effectuées aux guichets, suivi des régularisations de facturations liées aux absences justifiées des enfants

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
- calcul du quotient familial tarif ville

- créations des activités péri-scolaires
- traite des demandes de l'un des responsables : fichier à modifier, à rectifier,, mise sous plis, pointage divers...

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et traiter ou réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations (MAELIS notamment)
Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs
Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;

Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;Représenter l’image de la collectivité
MOYENS

Matériel bureautique
Progiciels spécifiques, logiciels pack office

CONDITIONS D’EXERCICE
Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
Positionnement à la Mairie annexe par roulement

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ;
Permanence par roulements le jeudi soir, le samedi matin, mairie annexe

HABILITATIONS
Prépositions à l’encaissement

Profil recherché

Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: f9837058-0601-4e31-b5c1-90156ad31526