Agent administratif/Accueil et prestations enfants suivi réservation maelis F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : Administrative

Catégorie : C

Direction :  Éducation

Recrutement : Titulaire / contractuel

MISSION : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Collecte et traitement des demandes de calculs des quotients familiaux : nouvelle procédure
• Suivi de la réservation maélis
• Gérer l'accueil physique et téléphonique du public.
  
• Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.
• Gestion de la boite mail générique ape correspondances selon les besoins sur tous types de prestations APE
  
• Encaissements des prestations à l’Enfant
• Traitement des réclamations liés à la facturation, minorations des factures , demandes diverses usagers
  
• Mise en place des prélèvements automatique dans le logiciel maelis

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

• calcul du quotient familial tarif ville
• créations des activités péri-scolaires
• traite des demandes de l'un des responsables : fichier à modifier, à rectifier,, mise sous plis, pointage divers...

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES

Savoir faire

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et traiter ou réorienter les courriers électroniques
  
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations (MAELIS notamment)
  
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  
• Rédiger des documents administratifs
• Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service 
  
• Contribuer à l’intégration des nouveaux agents
  
• Représenter l’image de la collectivité.
  

Savoirs

• Techniques de secrétariat
• Progiciels de gestion
• Procédures de service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
• Communication orale et écrite
• Connaissances des secteurs de l’Éducation et de l’Enfance

MOYENS

• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels pack office
• Un standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE

Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Positionnement à la Mairie annexe par roulement

Permanence par roulements le jeudi soir, le samedi matin, mairie annexe

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Profil recherché

Savoir-être

• Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
  
• Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
  
• Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
• Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: f02f874f-fd52-46af-af4b-cf824120d5aa