Assistant administratif F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

DIRECTION : Education

MISSION : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer le traitement des dossiers et la saisie de documents pour le suivi des agents (absences, arrêt maladies, congés…..)
Gérer l'accueil physique et téléphonique (agents, directions des écoles, partenaires, service municipaux...)
Prise de rendez-vous, suivi, accueil et présentation du service aux nouveaux recrutés

Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.
Assurer la transmission des informations reçues aux responsables de secteur et si besoin aux responsables des pôles.

Assurer la planification et la mise à jour des tableaux de suivi de présence des agents.Gérer et encadrer les agents remplaçants
Travailler en transversalité avec le SGAP pour le suivi administratif des agents (arrêts maladies, enfants malades, congés exceptionnels, absences injustifiées, CLM, ….)

Travailler en transversalité avec le service santé et qualité de vie au travail pour le suivi administratif des agents (AT, maladies professionnelles, mi-temps thérapeutiques….)
Suivi des absences injustifiées et son traitement Rédaction de courrier, mise sous pli et diffusion

Organisation et suivi du planning hebdomadaire des remplaçants sur le dispositif C
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Savoir faire
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'information
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet et différents logiciels (Maélis)

Outils de communication
Un standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Profil recherché

Savoirs
Techniques de secrétariat ( prise de note...)
Procédure de service

Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Technique de recherche documentaire Communication orale et écrite

Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public.Respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solution, politesse.

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: 09a0888d-c1c0-4458-8c11-cde40bede03d