Assistant de direction des ressources humaines F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

La Direction des Ressources Humaines recherche son.sa assistant.e de direction.

L'assistant.e a un rôle central pour la bonne organisation de la direction : il ou elle gère l'agenda, oriente les usagers, suit les dossiers, met à jour les informations.

L'assistant.e de direction gère également le secrétariat de la mission relations sociales et est régisseur.se suppléant de la régie titres restaurant et coups durs.

Si vous êtes organisé.e et dynamique, que avez des capacités rédactionnelles et de communication et que vous aimez vous sentir utile et travailler en équipe, n'hésitez pas à postuler !

MISSION

Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Gérer l'agenda de la DRH et de la DRH adjointe.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, en lien avec l'accueil.
  
• Planifier, suivre et traiter des dossiers de la DRH.
• Rédiger et mettre en forme des documents (notes, courriers, comptes rendus).
  
• Gérer l'information, classer et archiver des documents (Courriem, i-parapheur).
• Assurer la communication de la DRH (En Bref, Intranet).
• Assurer le secrétariat de la mission relations sociales (grève, absences pour raison syndicales).

CONDITIONS D'EXERCICES

• Horaires réguliers.
• Respect impératif des délais.
• Travail en bureau.
• Travail soumis à des contraintes planifiées relatives aux obligations réglementaires.
• Télétravail possible à raison d'un jour par semaine.

Profil recherché

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire :

• Participer à toutes les activités de la direction sur demande de la DRH.
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et documents.
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers, courriers électroniques et sollicitations téléphoniques.
• Gérer et actualiser une base d'informations.
• Rechercher des informations, notamment réglementaires.
• Vérifier la validité des informations traitées.
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.

Savoirs :

• Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité et de la direction.
• Techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction de compte-rendu, etc.).
• Progiciels de gestion.
• Connaissance du statut de la fonction publique.
• Logiciels de bureautique.
• Techniques de recherche documentaire.

Savoir-être :

• Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.
• Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.
• Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques.
• Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse.

MOYENS

• Accès partagé
• Intranet
• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels pack office

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