Assistant de gestion administrative F/H

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Mise à jour le 02/11/2023

  • Type de contrat :  Titulaire / Contractuel

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Montreuil

Description de l'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

MISSIONS PRINCIPALES 

DIRECTION: Citoyenneté – Vie des quartiers

SERVICE : Pôle Logistique et évènement

MISSION
Sous la responsabilité du Responsable du service et du responsable du pôle logistique & événements du SMRVA, gère les demandes de manifestations associatives et participe à la gestion et programmation des activités associatives au sein des équipements du service.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Remarques et compléments

Appui à la gestion des demandes de manifestation associative ou événement porté par le service (constitution de dossier, rendez-vous, aide au projet, suivi des inscriptions et mails etc..)
  • Organise et participe aux réunions techniques liées aux manifestations (salle des fêtes,manifestation sur la place publique).
  • Présente la demande associative aux élus pour validation
  • Participe à la commission de régulation (présente le dossier, apporte les informations pour aide à la décision)
  • Établissement et diffusion des plannings hebdomadaires des équipements gérés par le service (plannings sécurité et fluides)
  • Appui dans la gestion et traitement de la boîte mail de la Maison des Associations

Appui à la gestion des équipements
  • Saisie des réservations sur le logiciel GMA
  • appui au traitement des demandes de réservations annuelles.
  • Appui dans la gestion et traitement de la boîte mail de la Maison des Associations
  • Établissement et diffusion des plannings hebdomadaires des équipements gérés par le service (plannings sécurité et fluides).
  • Gestion des demandes de salles des partis politiques, en lien avec le chef de service.
  • Appui la saisie des inventaires des équipements
 

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public à l'accueil de la MAIC .
Participer aux évènements du service.
Suivi des inscriptions à la Journée des Associations Montreuilloises

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Utiliser l'outil informatique et le logiciel métier dédié à l'activité du service

Savoirs

Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics

Organisation et organigramme de la collectivité

Procédures de transmission des demandes

Droits et obligations des usagers

Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Rédiger des documents administratifs

MOYENS

Internet

Intranet

Ordinateur personnel

Téléphone

Profil recherché

Savoir-être

  • Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
  • Multiplicité des tâches 

Réf: 067ad65c-7c4b-4afa-b07f-d10dd3e0df99

Le poste n'est plus à pourvoir.

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