Assistant gestionnaire RH F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie : C RI 4
Filière : Animation

MISSION
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et
ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Assure le suivi du recrutement, des effectifs et des paies des accueils de loisirs d’un secteur.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion des paies, des contrats et des recrutements des agents non titulaires :
Vérification et traitement des feuilles d’heures des agents pour la préparation des variables de paie.
Mise à jour des tableaux paie et effectifs de son secteur suivant les procédures définies dans le guide de la DRH.
Suivi des candidatures , demandes de contrats en lien avec le secrétariat du service.
Mise à jour du logiciel Maelis intervenant.

Suivi du personnel titulaire et à temps complet :
Suivi des équipes des centres de loisirs en lien avec les directeurs des ALSH pour les animateurs, ou en lien avec les responsables pédagogiques pour les directeurs : absences, maladies, AT.
Suivi des heures effectuées par ce personnel.

Suivi des équipes des ALSH :
Mise à jour des équipes de son secteur (affectations, diplômes, types de contrat,…).

Suivi des grèves :
Préparation du tableau des agents grévistes.

Gestion des effectifs du secteur :
Suivi et gestion des animateurs remplaçants les mercredis et vacances scolaires.

Préparation des outils de pointage des agents travaillant pendant les petites ou grandes vacances scolaires.
Accueil :
Informations et explication des fiches de paie aux agents vacataires : suivi des réclamations et litiges.

Accueil, renseignement et orientation du public et des agents sur place ou par téléphone. 
Suivi des remplacements des agents
Recherche de personnel disponible.

Suivi des absences non justifiées.

Gestion occasionnelle :
Suivi du secteur d’une collègue en son absence.

Centres de Vacances : accueil et renseignements sur place ou par téléphone, recueil et transmission d’informations en l’absence des agents en charge.
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES

Savoir faire
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs

MOYENS
Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office
Standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE
Devoir de réserve

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie
Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Profil recherché

Savoirs
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)

Progiciels de gestion
Procédures de service

Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire

Communication orale et écrite
Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Réf: 6f17b312-6c4e-4b5a-a3f1-9fd506f282e4