Assistante administrative à la Police municipale F/H

La ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie : c 

Direction :PRÉVENTION SÉCURITÉ TRANQUILLITÉ PUBLIQUE  service : police municipale
MISSIONS 

Est chargé d'assister le chef de service, ses adjoints et le responsable de la brigade propreté en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement.

ACTIVITÉS

PRINCIPALES

• Gestion administrative du personnel
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Gérer les accueils téléphoniques ou physiques de la du service
• Gérer le courrier et la réponse à apporter
• Organiser les réunions avec le logiciel de planification
• Gérer des dossiers spécifiques liés au service
• Gérer les demandes Sesam
• Accompagner les agents dans le suivi de leurs formations obligatoires (recyclage) et de leurs équipements de protection individuelle

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable PM
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Organiser les déplacements des agents du service
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion

Savoirs

• Annuaire de la collectivité et des partenaires
• Circuits décisionnels et procédures administratives
• Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
• Logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) libre office et logiciels métier Ypok, Ecare, Dynmap ,AGL, Icad
• Missions du service
• Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• Procédures administratives
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
  

MOYENS 

• Internet
• Intranet
• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques, logiciels pack office

CONDITIONS D’EXERCICE

• Devoir de réserve
• Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
• Horaires réguliers
• Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Profil recherché

Savoir-être

• Discrétion
• Disponibilité
• Méticuleux
• Neutralité

Réf: 123fe3a4-fdd8-400a-938f-ad7a5fd85f1a