Assistant.e de gestion administrative du service Développement du Commerce F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

DESCRIPTION DU POSTE :

Service : Développement du Commerce
Rattachement hiérarchique : Responsable du service Développement du Commerce
Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial ++ (Catégorie C)

Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des adjoints admnistratif et par dérogation aux contractuels

MISSION :

La Ville de Montreuil recrute un.e assistant.e de gestion administrative pour renforcer l’équipe du Service Développement du Commerce.

Sous la responsabilité directe du chef de service, vous jouerez un rôle central dans l’organisation, la gestion comptable et administrative du service. Vous assurerez également l’interface entre les commerçants (marchés, food trucks, commerces ambulants) et les partenaires de la collectivité.

Ce poste requiert une autonomie forte, une rigueur dans la gestion des dossiers et une capacité à organiser et optimiser les processus administratifs.

Activités principales :

1. Gestion administrative et suivi des échanges avec les partenaires et usagers

• Gérer les échanges formels (courriers, e-mails) entre le service et les partenaires et les usagers.
• Assurer l'interface entre les commerçants, les partenaires et le délégataire des Marchés Forains.
• Assurer le suivi administratif des demandes et réclamations des commerçants alimentaires et non alimentaires.
• Préparer les réunions et commissions (Marchés, Food Trucks, etc.), en assurer le suivi et la rédaction des comptes rendus.
• Participer à l’amélioration des processus de communication et de suivi avec le délégataire.
• Elaboration de tableaux de bord de suivi des activités et rapport périodique

2. Suivi comptable et gestion budgétaire

• Établir et suivre les bons de commande via le logiciel ASTRE.
• Effectuer le suivi des factures, vérifier et certifier le service fait.
• Gérer le suivi budgétaire du service et mettre à jour les tableaux de bord de gestion.
• Demander et suivre les devis fournisseurs en lien avec les besoins du service.
• Interface avec le service administratif et financier pour assurer le suivi des recettes (AOT, facturation, Food Truck, redevances)

3. Organisation et structuration des outils de gestion

• Garantir la mise à jour, l’analyse et l’optimisation des tableaux de suivi de gestion.
• Mettre en place des procédures standardisées pour garantir un suivi efficace et automatisé.
• Maintenir un archivage rigoureux des documents administratifs et financiers (papier et numérique) en s’appuyant sur des outils collaboratifs.
• Développer et mettre en œuvre une démarche de dématérialisation des processus administratifs.
• Participer à la mise à jour des bases de données des commerçants et partenaires en assurant une gestion proactive des informations.
• Identifier et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation des ressources administratives et des procédures.

Conditions d’exercice :

• Disponibilité pour répondre aux besoins du service et respecter les délais administratifs.
• Travail en lien direct avec le responsable de service, garant de l’organisation et du suivi des missions.
• Respect des obligations de confidentialité et de réserve.
• Participation active aux projets d’amélioration des processus internes.

Profil recherché

COMPÉTENCES DÉTAILLÉES :

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, ASTRE, Chorus Pro, outils de dématérialisation).
• Gestion et suivi administratif rigoureux.
• Capacité à analyser et prioriser les demandes des commerçants et partenaires.
• Rédaction et mise en forme de documents officiels (courriers, comptes rendus, rapports).
• Suivi des tableaux de bord et reporting budgétaire.
• Coordination et gestion des échanges avec les prestataires et partenaires.
• Capacité à proposer et mettre en œuvre des améliorations organisationnelles et numériques.

Savoir-être

• Autonomie et proactivité dans la gestion des missions.
• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Capacité à travailler en transversalité et à interagir avec divers interlocuteurs.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
• Sens du service public et du travail en équipe.
• Force de proposition et capacité à s’adapter aux évolutions du service.

Réf: 3c96dc6f-8795-483b-aacd-16e041dba2b6