Assistante de la DGS F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION PRINCIPALE : L’assistante de la DGS organise l’activité de la DGS et de la direction générale, en lien étroit avec la chargée de mission de la DG, les assistantes de la DG et en relation avec le cabinet du maire et le secrétariat des élus.

 ACTIVITÉS PRINCIPALES : 

Organisation de l’activité et de l'agenda de la DGS ·

• Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de DG et de direction, le secrétariat du maire et les secrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Accueil téléphonique + filtrage + orientation
• Accueil des rendez-vous 

Suivi des projets et activités de la DGS et de la direction générale ·

• Préparation et suivi de la réunion hebdomadaire de DG : collecte des éléments pour l'ordre du jour, diffusion de l'ordre du jour et du compte-rendu, interface avec les intervenants (en lien avec la chargée de mission de la DG)
• Préparation des rendez-vous de la DGS : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
• Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne, évaluer les urgences et orienter ou répercuter les demandes auprès des bons services et interlocuteurs (suivi de ces demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, les élus et les partenaires extérieurs et institutionnels 

Préparation et suivi des instances exécutives municipales (majorité et BM quartiers)

• Préparation et diffusion de l'ordre du jour de la majorité municipale et du BM quartiers

• Collecte, relecture, mise en validation et mise en ligne des notes afférentes à chaque point inscrit à l'ordre du jour

• Relecture, mise en validation et diffusion du compte-rendu des instances municipales 

Réalisation administrative : 

• Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)
• Convocation aux EPA, suivi des dossiers jusqu’à la mise en ligne sur le serveur RH
• Rédaction occasionnelle de courriers
• Relecture des parapheurs au visa ou à la signature de la DGS
• Remise en forme de courriers des services (à la marge)
• Suivi des courriers sur le logiciel et de certains courriers signalés
• Classement et archivage des dossiers 

Missions transversales :

• Mise à jour du recueil du dispositif d’urgence et mise à jour hebdomadaire de la mallette d’astreinte
• Gestion du planning des instances managériales (CODIR, collectif des cadres) et envoi des invitations, ordres du jour et comptes-rendus
• Gestion du planning des instances « gouvernance emploi »
• Mise à jour des coordonnées du CODIR lors des arrivées et départs 
• Gestion du planning d'astreinte de la DG et des directeurs, déclaration mensuelle à la DRH des semaines d’astreinte des directeurs pour mise en paie
• Gestion du tableau des congés du CODIR et des assistantes DG 
• Transmission au CODIR des informations de différents réseaux et partenaires (France urbaine, Préfecture et autres institutions et suivi…)
•  Mise à jour du tableau des permissions d’accès aux dossiers partagés sur le serveur et des listes de diffusion en lien avec la DS2IN
• Gestion du fichier de contacts
• Commande et suivi du stock de fournitures et de pharmacie
• Remplacement pendant les congés des autres assistantes de la DG
• Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’élus 

Organisation de déplacements, manifestations, séminaires, évènements :

• Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission, réservation des moyens de transport en cas de déplacement de la DGS, établissement et suivi des bons de commande
• Pour les instances managériales (CODIR, Collectif des cadres, séminaires) : réservations de salle, organisation en lien avec la chargée de mission DG et la DMEO, mise à jour et vérification avec la DRH des listes des participants, envoi de l’ordre du jour après validation, établissement et suivi des bons de commande, mise en ligne de l’ordre du jour et des documents
• Suivi des prestations 

Profil recherché

Spécificités du poste (régisseur, travail de nuit, travail en binôme, port d’équipements de sécurité, déplacements fréquents, astreinte, tutorat, etc.)

· Grande discrétion requise

· Disponibilité

· Réactivité

· Travail en équipe avec les assistantes de la DG, le cabinet du maire et les secrétaires d’élus 

Relations internes et externes hors direction d’appartenance :

· Partenaires institutionnels (Préfecture, Région, Département, Entreprises)

· Relations avec tous les secteurs municipaux

· Relations avec les élus 

Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences)

· parfaite connaissance de la collectivité et de ses directions / services (organigramme)

· capacité d’adaptation au fonctionnement inhérent à chaque DGS

· capacité à prendre des initiatives

· maîtrise de l’écrit et de l'orthographe

· réactivité, pertinence dans le traitement des demandes et des urgences, anticipation

· compréhension globale des dossiers 

Savoir-être (qualités personnelles)

· disponibilité

· écoute

· diplomatie

· rigueur

· discrétion professionnelle

· présentation 

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