Assistante et gestionnaire du personnel médical et para-médical F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION

 Apporte une aide permanente au chef de l’exécutif, à un directeur de service ou de structures en termes d’organisation personne, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement, de suivi de dossiers. Coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures de gestion administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires Gère et organise l’activité du personnel médical et paramédicale des centres de santé

ACTIVITES PRINCIPALES

• Organiser la vie professionnelle du cadre
• Suivre les projets de la direction
• Gestion des absences des responsables de service  et des chargés de mission de la direction
• Organise et coordonne l’activité médicale des centres de santé
• Gestion administrative des personnels médicaux et
• para médicaux des centres de santé
• Administrateur fonctionnel des logiciels métiers des centres de santé

 ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

• Gestion de l’envoi des documents des vaccinations au département
• Gestion du personnel en l’absence la responsable d’activité accueil
• Participe activement à la mise en place et à l’organisation des évènements en lien avec les aléas sanitaires

MOYENS 

• Internet, intranet
• Matériel bureautique
• Pros logiciels spécifiques

CONDITIONS D’EXERCICE  

• Devoirs de réserve
• Disponibilité
• Horaires réguliers
• Obligation de respect de la confidentialité

Profil recherché

Savoir faire 

• Participe à toutes les activités du service à la demande du directeur
• Organise l’agenda du directeur et gère la prise de rendez vous
• Etablir une relation de confiance avec son directeur
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Transmission des informations et messages importants
• Coordonner l’activité des centres de santé

Savoirs 

• Règles d’expression orale et écrite de qualité
• Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Organisation des règles et des procédures de la collectivité
• Gestion du temps de travail
• Tableaux de bords et outils de planification et de suivi

Savoir-être  

• Faire preuve de responsabilité et de sens du service public
• Travailler en équipe et en transversalité
• Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires
• Être en relation avec sa hiérarchie
• Autonomie, rigueur
• Ponctualité

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