Coordinateur administratif F/H

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  • Type de contrat :  Titulaire / Contractuel

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Montreuil

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Coordinatrice administrative

Filière : Administrative

Catégorie : B

Direction : Citoyenneté, Jeunesse, Politique de la ville et Vie des quartiers

Service : SMRVA

Positionnement dans l'organigramme

 Au sein de la direction de la Citoyenneté et de la vie des quartiers et sous la responsabilité hiérarchique d'une responsable de service, la responsable administrative exerce son activité en relation avec une équipe composée de 6 médiateurs sociaux.


MISSIONS

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste la responsable de service dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

ACTIVITES PRINCIPALES

Remarques et compléments

Assurer la gestion administrative du service composé d’une responsable, de 6 médiateurs professionnels et d’un groupe important de médiateurs citoyens bénévoles

Suivi RH

Suivi du planning du service

Suivi des projets de médiation et des marchés en cours

Effectuer le suivi administratif des demandes d’intervention arrivées par le biais des différentes sources de saisie, issues des signalements des habitants, des services ou élus, des partenaires institutionnels et associatifs (accueil, appels, mails, Sesam, courriers signalés ...)


Assurer l’accueil physique et téléphonique des habitants afin de leur apporter une première orientation / information en matière de médiation et réaliser un traitement de premier niveau des dossiers et suivi en lien avec la cheffe de service.


Assurer le secrétariat du service de Médiation sociale et de la cheffe de service.

Suivi des courriers signalés

Référent application informatique du service : logiciel Médiation

Administrateur du progiciel spécifique médiation, observatoire de l’activité du service

Production des statistiques périodiques et annuelles sur différents critères de recherche

Régisseur principal de la régie d’avance du service


Suivi de la Médiation Familiale

Prises de rendez-vous pour le prestataire

Suivi logistique et financier


ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Participer ponctuellement aux réunions des médiateurs bénévoles en soirée et le week-end et en assurer le suivi logistique.


ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  • Rédiger des documents administratifs

Savoirs

  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)
  • Progiciels de gestion
  • Procédures de service
  • Logiciels de bureautique
  • Vocabulaire professionnel et technique du service
  • Procédures administratives
  • Techniques de recherche documentaire
  • Communication orale et écrite
  • Connaissances de base des techniques de médiation pour offrir un accueil « en médiation »

MOYENS

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Un standard téléphonique

Profil recherché

Savoir-être

  • Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
  • Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
  • Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
  • Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
  • Être en capacité d’acquérir une posture compatible avec les missions de médiation du service

CONDITIONS D’EXERCICE

Devoir de réserve

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Travail ponctuel en soirée ou le week-end

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
Permis B souhaité

Réf: ffc33926-462d-4742-a028-6f87d0ac6088

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