Coordinateur administratif et comptable SMRVA F/H

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  • Type de contrat :  Titulaire / Contractuel

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Montreuil

Description de l'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Missions

Direction de la citoyenneté Service Municipal des Relations à la Vie Associative (SMRVA)

Grade : rédacteur


Missions  : 

Coordination des campagnes de subventions et du suivi des dossiers des associations (depuis la demande jusqu’à la commission d’attribution).

Gestion et suivi des affaires administratives et comptables du service et référent des logiciels métier.

Participation à l'organisation générale et administrative du service et de ses missions transversales en lien avec le responsable du service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Remarques et compléments

Coordonne les demandes de subventions des associations

Instruction et suivi des dossiers de subvention pour le SMRVA

  • Organise la Commission de subventions (Suivi de l’inscription, vérification et préparation des dossiers.)
  • Établit le rapport et la délibération pour le Conseil Municipal, notifie les subventions aux associations

Référent Utilisateur des logiciels métiers

  • GMA : Suivi du logiciel, mise en ligne des documents administratifs, apporte aide et conseils aux utilisateurs, lien technique avec la DSI

à venir, référent du service lors du déploiement du Logiciel de Gestion Relations Citoyens (GRC)

  • Encadrement de l’agent administratif et comptable
  • Suivi budgétaire et comptable du service, appui sur la gestion RH

Assiste le responsable de service

Agenda, courriers, suivi RH du service, préparation des dossiers

suivi des projets et des activités du service, activité de reporting (bilan d’activité, liste des avantages en nature et des subventions) gère l'information, le classement et l'archivage de documents

  • Régisseur suppléant

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

  • Assure une mission polyvalente en complémentarité avec les autres agents : participe à la programmation de l’attribution des salles à l’année et traite les demandes ponctuelles associatives et des particuliers

Participe aux évènements importants organisés par le service (AG des associations, JAM, village associatif de la fête de la ville)

Savoir faire

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
  • Saisir des documents de formes et de contenus divers
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Rechercher des informations, notamment réglementaires
  • Vérifier la validité des informations traitées
  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
  • Rédiger des documents administratifs, (notes et délibérations)

Savoirs

  • Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, CR, etc.)
  • Progiciels de gestion (GMA, Astre) , logiciels de bureautique : très grande maîtrise de l’outil informatique requise
  • Procédures administratives
  • Communication orale et écrite : relation avec les associations et les services de la ville
  • Connaissance des associations souhaitée
  • Techniques de recherche documentaire
  • Notions de techniques d’encadrement souhaitées
  • Très grande rigueur , capacités d’initiative, sens de l’organisation

MOYENS Sélectionner

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Un standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE Sélectionner

Devoir de réserve

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Travail 3 à 4 samedi par an

Profil recherché

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: ffc33926-462d-4742-a028-6f87d0ac6088

Le poste n'est plus à pourvoir.

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