Un.e assistant.e de direction générale éducation et émancipation F/H

Ville de Montreuil

La ville de Montreuil recrute un.e assistant.e de direction générale Education et émancipation

Montreuil, 112 000 habitant.e.s, deuxième ville la plus peuplée de Seine-Saint-Denis et cinquième ville d’Île-de-France, est riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine industriel et horticole. Engagée dans d’importantes mutations urbaines, elle occupe une place centrale au sein de l’EPT Est Ensemble et de la Métropole du Grand Paris.

Ville populaire, solidaire et accueillante, Montreuil s’appuie sur un tissu associatif dynamique, l’engagement de ses agent.e.s et de ses élu.e.s, et porte une ambition forte de transition écologique, sociale et démocratique. Elle œuvre chaque jour à construire une ville résiliente, inclusive et attentive aux besoins de toutes les populations qui la composent.

Dans ce contexte, la Ville recrute l’assistant.e de direction de la DGA éducation et émancipation.

Directement rattaché.e à la directrice générale adjointe (DGA) éducation et émancipation et au sein d’une équipe de 5 assistantes, l’assistant.e de la DGA apporte une aide permanente à l’activité de la DGA, en lien étroit avec la collaboratrice de la Directrice Générale des Services, les assistant.e.s de la direction générale, des directions opérationnelles et en relation avec le cabinet du Maire et du secrétariat des élu.e.s.

Description du poste

Catégorie : B       Filiére : Admnistrative

ENJEUX DU POSTE

· Assurer la fluidité de l’organisation de la DGA.

· Faciliter le travail de la DGA.

· Faciliter la coordination entre les nombreux interlocuteurs de la collectivité.

· Contribuer au bon fonctionnement des politiques publiques liées à l'éducation et à l'émancipation.

· Garantir un soutien administratif fiable dans un environnement institutionnel complexe.

MISSIONS

Organisation permanente de l’activité de la DGA

· Suivi des demandes et des dossiers (rédaction quotidienne de mails)

· Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus)

· Organisation de réunions

· Evaluation des urgences et orientation vers les bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)

· Interface avec le cabinet du Maire, les élu.e.s et les partenaires extérieurs et institutionnels (CAF, DASEN, Est Ensemble…)

Suivi des projets et activités de la DGA

· Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne

· Arbitrages du Maire avec anticipation : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)

· Suivi des demandes du Maire et des élu.e.s, préparation des rendez-vous et des dossiers

· Accueil téléphonique + filtrage + orientation

Réalisation administrative

· Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice de la DGS

· Rédaction ou mise en forme de courriers

· Préparation des réponses aux courriers

· Relecture des parapheurs

· Classement des dossiers et archivage

Organisation de manifestations, séminaires, évènements

· Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission

· Suivi des prestations

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Spécificités du poste

· Disponibilité

· Réactivité

· Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d’élu.e.s

Relations internes et externes

· Partenaires institutionnels (CAF, éducation nationale, SDJES, DRAC…)

· Relations avec tous les secteurs municipaux et toutes les directions notamment celles de la DGA

· Relation avec les élu.e.s et leur secrétariat

Profil recherché

COMPETENCES ATTENDUES

Au regard des missions présentées, le poste requiert :

- un excellent sens de l’organisation ;

- de la rigueur et de la discrétion ;

- de la diplomatie ;

- des qualités rédactionnelles ;

- une maîtrise des outils bureautiques ;

- une capacité à travailler en réseau avec de nombreux interlocuteurs ;

- de l’autonomie et un bon sens des priorités.

Ce poste constitue une fonction stratégique de soutien et de coordination au sein de la direction générale d’une collectivité importante et engagée dans de nombreux projets de transformation.

Réf: 23568e6a-443f-40ed-964b-dae29402974c