Coordinateur administratif des activités de l'antenne vie de quartier F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : administrative
Grade : adjoint administratif (C)

MISSIONS
Coordonne les activités d’accueil et de dialogue en direction des habitants.
Coordonne les activités administratives des actions et projets de l’antenne.

• Secrétariat, montage et suivi des dossiers administratifs des activités de l’antenne
• Accueil, communication et information en direction des habitants
• Relation opérationnelle avec le pôle administratif de la direction, les autres services de la ville et les partenaires pour mener à bien les actions de l’antenne

ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Accueil des publics de l’antenne et des partenaires
- Enregistrement des demandes et sollicitations des habitants

- Gestion des permanences à l'antenne, accueil téléphonique
- Gestion de l'information antenne, ville et associative (brèves de quartier par exemple, affiches antenne...et lors des actions spécifiques de l'antenne sur le quartier)

- Organisation et gestion administrative de l’antenne :

• constitution de fichiers, maintenance des tableaux de bord des activités de l’antenne
• Tenue des agendas, planification et organisation des réunions
• anticipation et gestion des congés, des formations …, des agents de l’antenne
• réalisation et diffusion des informations à destination des membres de l’équipe et des partenaires
• suivi budgétaire et comptable des activités de l’antenne
• gestion du matériel et des locaux

- Préparation et suivi du pilotage des dossiers administratifs de la commission de régulation, des documents administratifs, des dossiers de CM, conventions diverses et partenariales, cessions…)

- Concours à l’élaboration, à la coordination des actions d’animation/développement social et de gestion urbaine de proximité

• coordination et animation du réseau d’acteurs et de partenaires, dans le cadre de dossiers spécifiques (repas de quartier, sorties familiales, …) en relation avec les cadres de l’antenne
• constitution des dossiers de demandes de subvention sur les aspects administratifs en coordination avec le cadre chargé des dossiers
• pilotage du suivi administratif des événements de quartier : comptes rendus de réunions techniques, interlocuteur et relais auprès des services techniques
• contribution aux évènements et manifestations de quartier (dont fête de quartier)
• coopération à l’animation des instances habitants (hors conseil de quartier) et aux comptes rendus
• contribution si nécessaire à certains arpentages avec le chargé de Gestion urbaine de proximité.

  ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
  

- Poste en référence à des missions sur un territoire de la ville - Disponibilité ponctuelle en soirée et le week-end
- Déplacements sur le territoire et vers les services centraux
- Diversité des interventions et des activités
- Relations internes et externes hors direction d’appartenance
*Relations internes :Tous les services de la ville (technique, animation), notamment ceux intervenant dans les champs de la gestion du cadre de vie, du développement urbain.
*Relations externes : Les partenaires associatifs et institutionnels présents sur le secteur.

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES

Savoir faire

• Capacités d’expression orale et écrite
• Maîtrise de la posture d’accueil : clarté des informations données, capacité à reformuler les demandes et à bien les comprendre
• Capacités d’organisation et d’anticipation
• Capacité à travailler en grande polyvalence et donc à appréhender les urgences et les priorités dans les actions au quotidien.
• Capacité à gérer et suivre des dossiers
• Capacité à rédiger des comptes rendus de réunion et à suivre la mise en œuvre des décisions

Savoirs

• Maîtrise de l’écrit et des techniques d’administration territoriale et de gestion
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, boîte aux lettres électronique, …)
• Connaissance du circuit comptable et budgétaire

MOYENS
Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office
Un standard téléphonique

CONDITIONS D’EXERCICE
Devoir de réserve

Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Profil recherché

Savoir-être

• Réactivité et polyvalence
• Aptitude à l'accueil et aux techniques à développer
• Goût pour la relation avec les usagers
• Qualités d'écoute, de dialogue
• Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
• Autonome dans l’organisation de son travail, le développement et le suivi des dossiers confiés
• Réelles facultés et envies pour le travail en transverse au profit d’une équipe et d’un territoire

Réf: ee0088c8-4e6c-48b4-baf2-f8cda7e78c65