E-archiviste, Records Manager F/H
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Type de contrat : Titulaire / Contractuel
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Temps de travail : Temps plein
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Lieu Montreuil
L'entreprise
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Description du poste
Direction :
Démarches,
du Droit et du Document
MISSION : Sous
l'autorité du responsable du service archives-documentation,
rattaché(e) aux Archives municipales, et en étroite collaboration
avec la direction des Systèmes d'information et de l'innovation
numérique, le/la e-archiviste/Records Manager a en charge
l'élaboration et la mise en œuvre de la politique documentaire
numérique mais également intervient sur le physique. En l'absence
du responsable, il/elle encadre le service.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Records
Management et collecte dans l'environnement physique et numérique :
Définition
et mise en œuvre des bonnes pratiques documentaires dans
l'environnement numérique mais également physique
Mise
en place, évaluation et contrôle d'un système de circulation des
documents
Élaboration
des outils du Records Management
(plans de classement des archives courantes et intermédiaires,
système de cotation…)
Mise
en œuvre des outils du Records Management
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Accompagnement
des directions et services :
Sensibilisation,
formation et conseil dans la gestion des documents et données
numériques
Veille
juridique et technique relative à la gestion des documents
électroniques
Conception
et mise à jour des ressources (référentiels, guides, tutoriels,
etc.)
Être
force de proposition sur l'accompagnement et les nouveaux supports
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Mise
en place et suivi d'un système de maîtrise du cycle de vie
documentaire :
Force de proposition d'un système GED (Gestion électronique documentaire) et / ou seulement SAE (Système d'archivage électronique) en fonction d'un audit documentaire puis d'études d'opportunité et de faisabilité.
En
lien étroit avec la DS2IN, rédaction des cahiers des charges
Rédactions
des profils SEDA
Paramétrage
des outils
En
lien étroit avec la Direction
de la communication,
élaboration et suivi du plan à destination des agents
Sensibilisation et conduite du changement en collaboration avec la Direction modernisation, évaluation et organisation.
- Communication et valorisation :
Accueil
et accompagnement des chercheurs
Recherches
à l’intention des publics internes ou externes
Communication
physique aux utilisateurs et suivi des prêts
Présidence
de salle de lecture
Rédaction d'articles historiques
Animation d'actions à destinations des publics
- Management intermédiaire :
Suivi et accompagnement des agents en l'absence du responsable de service
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Participe
à la politique de traitement, de conservation et d'entretien courant
des collections mais également à la gestion des projets du service.
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir
faire
choisir
et mettre en œuvre les solutions d'archivage électronique
classement
et analyse archivistique
conduire une recherche et un projet
définir
et appliquer les règles d'archivage
gérer un budget
interpréter et
appliquer la réglementation du domaine des archives
pédagogie et
qualités relationnelles dont Communiquer en interne (hiérarchie,
équipes, partenaires) et en externe (partenaires, clients,
prestataires)
qualités relationnelles
structurer et retrouver
l'information
utiliser les techniques de communication et les méthodes
pédagogiques
Savoirs
culture
générale
environnement de travail (institutionnel,
juridique)méthodes de valorisation des archives et d'accueil des
publics
outils informatiques
principes de l'archivage
électronique
principes d'élaboration de procédures de collecte et
de Records Management
règles et principes du classement et de
l'analyse archivistique
principes et techniques de communication /
formation
MOYENS
Outils
informatiques
Internet / intranet
Outils du service
Équipements de
protection individuelle (EPI) archives
CONDITIONS
D’EXERCICE
Accueil
du public
Manutentions et port de charge
Obligation de respect de la
discrétion et de la confidentialité – Garant de la
confidentialité des archives
Télétravail Travail en bureau, sur
sites extérieurs et en sous-sols
HABILITATIONS
Commissionnement
Profil recherché
Savoir-être
autonomie
capacités
manuelles et physiques
capacité à exposer et défendre ses choix,
argumenter, travailler en équipe et rendre
compte
confidentialité
curiosité
discrétion
esprit d'analyse et de
critique
qualités relationnelles
organisation
sens de l’observation
rigueur
sens du service au public
Réf: 760f3446-1de7-4069-8765-c89b984d567a