E-archiviste, Records Manager F/H

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  • Type de contrat :  Titulaire / Contractuel

  • Temps de travail :  Temps plein

  • Lieu Montreuil

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction : Démarches, du Droit et du Document
MISSION : Sous l'autorité du responsable du service archives-documentation, rattaché(e) aux Archives municipales, et en étroite collaboration avec la direction des Systèmes d'information et de l'innovation numérique, le/la e-archiviste/Records Manager a en charge l'élaboration et la mise en œuvre de la politique documentaire numérique mais également intervient sur le physique. En l'absence du responsable, il/elle encadre le service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

    • Records Management et collecte dans l'environnement physique et numérique :

    Définition et mise en œuvre des bonnes pratiques documentaires dans l'environnement numérique mais également physique
    Mise en place, évaluation et contrôle d'un système de circulation des documents

    Élaboration des outils du Records Management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation…)
    Mise en œuvre des outils du Records Management

    • Accompagnement des directions et services :

    Sensibilisation, formation et conseil dans la gestion des documents et données numériques
    Veille juridique et technique relative à la gestion des documents électroniques
    Conception et mise à jour des ressources (référentiels, guides, tutoriels, etc.)
    Être force de proposition sur l'accompagnement et les nouveaux supports

    • Mise en place et suivi d'un système de maîtrise du cycle de vie documentaire :

    Force de proposition d'un système GED (Gestion électronique documentaire) et / ou seulement SAE (Système d'archivage électronique) en fonction d'un audit documentaire puis d'études d'opportunité et de faisabilité.

    En lien étroit avec la DS2IN, rédaction des cahiers des charges
    Rédactions des profils SEDA

    Paramétrage des outils
    En lien étroit avec la Direction de la communication, élaboration et suivi du plan à destination des agents

    Sensibilisation et conduite du changement en collaboration avec la Direction modernisation, évaluation et organisation.

    • Communication et valorisation :

    Accueil et accompagnement des chercheurs
    Recherches à l’intention des publics internes ou externes
    Communication physique aux utilisateurs et suivi des prêts
    Présidence de salle de lecture
    Rédaction d'articles historiques

    Animation d'actions à destinations des publics

    • Management intermédiaire :

    Suivi et accompagnement des agents en l'absence du responsable de service

    ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
    Participe à la politique de traitement, de conservation et d'entretien courant des collections mais également à la gestion des projets du service.

    ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
    Savoir faire

    choisir et mettre en œuvre les solutions d'archivage électronique
    classement et analyse archivistique
    conduire une recherche et un projet

    définir et appliquer les règles d'archivage
    gérer un budget
    interpréter et appliquer la réglementation du domaine des archives

    pédagogie et qualités relationnelles dont Communiquer en interne (hiérarchie, équipes, partenaires) et en externe (partenaires, clients, prestataires)
    qualités relationnelles
    structurer et retrouver l'information

    utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques
    Savoirs

    culture générale
    environnement de travail (institutionnel, juridique)méthodes de valorisation des archives et d'accueil des publics
    outils informatiques
    principes de l'archivage électronique

    principes d'élaboration de procédures de collecte et de Records Management
    règles et principes du classement et de l'analyse archivistique

    principes et techniques de communication / formation
    MOYENS

    Outils informatiques
    Internet / intranet
    Outils du service
    Équipements de protection individuelle (EPI) archives

    CONDITIONS D’EXERCICE
    Accueil du public
    Manutentions et port de charge
    Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des archives

    Télétravail Travail en bureau, sur sites extérieurs et en sous-sols
    HABILITATIONS

    Commissionnement

        Profil recherché

        Savoir-être
        autonomie
        capacités manuelles et physiques
        capacité à exposer et défendre ses choix, argumenter, travailler en équipe et rendre compte
        confidentialité
        curiosité
        discrétion
        esprit d'analyse et de critique
        qualités relationnelles
        organisation
        sens de l’observation
        rigueur
        sens du service au public

        Réf: 760f3446-1de7-4069-8765-c89b984d567a

        Je postule à cette offre

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