E-archiviste, Records Manager F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Direction : Démarches, du Droit et du Document
MISSION : Sous l'autorité du responsable du service archives-documentation, rattaché(e) aux Archives municipales, et en étroite collaboration avec la direction des Systèmes d'information et de l'innovation numérique, le/la e-archiviste/Records Manager a en charge l'élaboration et la mise en œuvre de la politique documentaire numérique mais également intervient sur le physique. En l'absence du responsable, il/elle encadre le service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Records Management et collecte dans l'environnement physique et numérique :

Définition et mise en œuvre des bonnes pratiques documentaires dans l'environnement numérique mais également physique
Mise en place, évaluation et contrôle d'un système de circulation des documents

Élaboration des outils du Records Management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation…)
Mise en œuvre des outils du Records Management

• Accompagnement des directions et services :

Sensibilisation, formation et conseil dans la gestion des documents et données numériques
Veille juridique et technique relative à la gestion des documents électroniques
Conception et mise à jour des ressources (référentiels, guides, tutoriels, etc.)
Être force de proposition sur l'accompagnement et les nouveaux supports

• Mise en place et suivi d'un système de maîtrise du cycle de vie documentaire :

Force de proposition d'un système GED (Gestion électronique documentaire) et / ou seulement SAE (Système d'archivage électronique) en fonction d'un audit documentaire puis d'études d'opportunité et de faisabilité.

En lien étroit avec la DS2IN, rédaction des cahiers des charges
Rédactions des profils SEDA

Paramétrage des outils
En lien étroit avec la Direction de la communication, élaboration et suivi du plan à destination des agents

Sensibilisation et conduite du changement en collaboration avec la Direction modernisation, évaluation et organisation.

• Communication et valorisation :

Accueil et accompagnement des chercheurs
Recherches à l’intention des publics internes ou externes
Communication physique aux utilisateurs et suivi des prêts
Présidence de salle de lecture
Rédaction d'articles historiques

Animation d'actions à destinations des publics

• Management intermédiaire :

Suivi et accompagnement des agents en l'absence du responsable de service

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Participe à la politique de traitement, de conservation et d'entretien courant des collections mais également à la gestion des projets du service.

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire

choisir et mettre en œuvre les solutions d'archivage électronique
classement et analyse archivistique
conduire une recherche et un projet

définir et appliquer les règles d'archivage
gérer un budget
interpréter et appliquer la réglementation du domaine des archives

pédagogie et qualités relationnelles dont Communiquer en interne (hiérarchie, équipes, partenaires) et en externe (partenaires, clients, prestataires)
qualités relationnelles
structurer et retrouver l'information

utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques
Savoirs

culture générale
environnement de travail (institutionnel, juridique)méthodes de valorisation des archives et d'accueil des publics
outils informatiques
principes de l'archivage électronique

principes d'élaboration de procédures de collecte et de Records Management
règles et principes du classement et de l'analyse archivistique

principes et techniques de communication / formation
MOYENS

Outils informatiques
Internet / intranet
Outils du service
Équipements de protection individuelle (EPI) archives

CONDITIONS D’EXERCICE
Accueil du public
Manutentions et port de charge
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des archives

Télétravail Travail en bureau, sur sites extérieurs et en sous-sols
HABILITATIONS

Commissionnement

Profil recherché

Savoir-être
autonomie
capacités manuelles et physiques
capacité à exposer et défendre ses choix, argumenter, travailler en équipe et rendre compte
confidentialité
curiosité
discrétion
esprit d'analyse et de critique
qualités relationnelles
organisation
sens de l’observation
rigueur
sens du service au public

Réf: 760f3446-1de7-4069-8765-c89b984d567a