Gestionnaire actes et assemblées F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

MISSION

Organiser la préparation et la gestion du conseil municipal,Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire)

ACTIVITES PRINCIPALES

Assurer la préparation du conseil municipal

En amont de la séance :

-Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance

Le jour de la séance :

-participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole

En aval de la séance :

-préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées

Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance

Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité

-Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité

-Télétransmission des actes en Préfecture

-Archivage informatique et physique des actes

-Tenue des registres et des sommaires des actes
-Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville

-Publication de contenus dans l'intranet
-Transmission et communication des actes aux services

Administrer le logiciel métier AirsDelib

-Gérer les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents
-Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
-Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances

Formation

-Dispenser des formations aux services pour mieux appréhender le fonctionnement du logiciel Airsdelib

Soutien et information aux services, à la direction générale et aux élus.

Correspondant auprès de la préfecture

-Renseignements physiques et téléphoniques
-Formulations de relances sur les délais
-Demandes de précisions sur les actes
-Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale

Déplacements des élus

-Organisation et suivi des déplacements des élus lors de formation ou mandat spécial

Gérer le budget du service

-Réaliser les opérations comptables pour la gestion du budget du service (formation des élus, déplacements, cotisations associations...)

OPEN DATA

-Mise en ligne et anonymisation des délibérations sur le site de la ville

Syndicats professionnels

-Enregistrer les création, modification et dissolution de syndicats professionnels et procéder à l'édition et l'envoi des récépissés et courriers liés

CONDITIONS D’EXERCICE

-Horaires et rythmes variables en fonction de l’activité du service (pics d'activité liés aux assemblées)Présence tardive les soirs de conseil municipal
-Intérim du responsable en cas d’absence

-Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

HABILITATIONS

-Télé-transmission des actes – certificat électronique

MOYENS

Matériel bureautique et de téléphonie

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Profil recherché

SAVOIR FAIRE

-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents de formes et de contenus divers en s’adaptant à l'interlocuteur

-Rédiger des documents administratifs, créer des outils de suivi

-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les appels téléphoniques

-Vérifier la validité des informations traitées

-Gérer et actualiser une base d'informations

-Rechercher des informations, notamment réglementaires

-Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion appliqués au métier et à la collectivité

-Aptitude relationnelle

SAVOIRS

-Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)

-Progiciels de gestion métier et de la collectivité

-Procédures de service et procédures administratives

-Logiciels de bureautique

-Vocabulaire professionnel du service

-Techniques de recherche documentaire

-Techniques de communication orale et écrite

SAVOIR-ÊTRE

-Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier, discrétion, réserve et confidentialité

-Rigueur et sens de l'organisation

-Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

-Être en relation avec les élus, les services et les partenaires extérieurs : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

-Être en relation avec sa hiérarchie : disponibilité, rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: 73a4dedf-6e77-4905-85a3-60ce102eaf04