Gestionnaire comptable et DT/DICT F/H
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Type de contrat : Titulaire / Contractuel
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Temps de travail : Temps plein
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Lieu Montreuil
Ville de Montreuil
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Description du poste
Filière : Administrative
Catégorie : C
Direction : Espaces publics et mobilité
MISSION:
Sous l’autorité du responsable de pôle et de son adjoint.e, il assure :
- Comptabilité (établissement et suivi des bons de commande, suivi des factures et classement) du service, en lien avec les pôles et avec le SAF ;
- le suivi administratif des DT/DICT (gestionnaire et déclarant) ainsi que le suivi administratif de missions techniques transversales (suivi du tableau accessibilité, du tableau des données amiantes, du tableau de bouches incendie, etc.) ;
- une assistance à l'adjoint.e au responsable de pôle pour les tâches administratives du service (téléphone, mail, courrier, etc.) ; une assistance sur le suivi administratif lié aux arrêtés au surveillant polyvalent chargé des arrêtés
- l’organisation et le suivi de l’archivage du service et des ressources documentaires.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer la comptabilité du service: Via le logiciel ASTRE. Réalisation des bons de commande à la demande des responsables de pôle après accord du responsable de service. Suivi de la comptabilité du service
- Suivre les dossiers de DT/DICT ainsi le suivi administratif de missions techniques transversales: Via le logiciel métier et tout autre support de réponse (courrier, mail, etc.)En lien avec les pôles métiers à l’origine de la déclaration.En lien avec le responsable de pôle et son adjoint.e
- Assurer et suivre le traitement administratif de dossiers et la saisie de documents : Courrier, téléphone, classement, documentation,, etc.En assistance à l'adjoint.e du responsable de pôle
- Assister le surveillant polyvalent chargé des arrêtés sur suivi administratif lié aux arrêtés au : Via Litteralis et tableau de suivi des arrêtés
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Assurer
le suivi de l'archivage et des ressources documentaires :
Suivi
des emprunts, rangement, commandes, etc.
En fonction de la sensibilité de la donnée et son délai de destruction -
Assister
le responsable de pôle et son adjoint.e sur la mise en œuvre du
dispositif de partage de l’information
- Assister le responsable et son adjoint.e sur la rédaction du guide de procédure du service
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Assister aux réunions de service lorsque nécessaire et réaliser les compte-rendus en l’absence de l'adjoint.e de responsable de pôle
Assurer, en lien avec les responsables du pôle, les missions du surveillant polyvalent chargé des arrêtés en son absence
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir
faire
Utilisation de l’outil informatique (bureautique, logiciels métier, intranet et internet, etc.)
Réaliser le suivi administratif de dossiers (traitement, relances, édition, archivage, etc.)Analyser des documents de manière administrative et déclencher la procédure adaptée (DT/DICT, courrier, etc.)
Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)
Recevoir, filtrer et orienter les mails
Accès à Litteralis pour le suivi des arrêtés
Très bonnes capacités d'organisation et de classement
Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités
Savoirs
Techniques de secrétariat
Procédures du service
Logiciel de bureautique et métier
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Technique de recherche et de classement documentaire
Communication orale et écrite
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)
Standard téléphonique
CONDITIONS D’EXERCICE
Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
Devoir de réserve
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
HABILITATIONS
AIPR
Profil recherché
Savoir-être
Organisé
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie :
rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à
la décision et la maîtrise des risques
Réf: d02aeb64-bed8-4a08-8b58-5be07a243c22
Le poste n'est plus à pourvoir.