Gestionnaire Instances et secrétariat médical F/H

Ville de Montreuil

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Catégorie : B
Pôle : Droits et Santé, unité instances et secrétariat médical
MISSION : Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public

Informer et conseiller les agents, les services, les directions de la collectivité concernant les droits liés à la santé
Traiter les dossiers de demandes liées à l’indisponibilité physique des agents (CLM, CLD, reclassement, retraite pour invalidité), planifier les visites des médecins agrées (aptitude, aménagements, temps partiel thérapeutique)

Planifier son activité, assurer le suivi de ses dossiers et fiabiliser les données dans le SI-RH et dans les tableaux de bor
Saisir et contrôler les données ayant un impact sur le traitement des agents en collaboration avec le SGAP et les autres pôles du service SQVT

Générer et traiter les attestations prévoyance
Gérer l'information, classer et archiver des documents dans les supports numériques et/ou dans les dossiers papier

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES
Savoir faire

Participer à toutes les activités du service sur demande du responsable
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les appels téléphoniques

Saisir des documents de formes et de contenus divers (arrêtés, saisines, formulaires)
Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées

Connaître les instances et acteurs à solliciter pour le traitement des dossiers
Rendre compte de l’état d’avancement d’un dossier, oralement et par écrit

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
MOYENS

Accès partagé
Intranet

Matériel bureautique
Progiciels spécifiques, logiciels pack office

CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires réguliers

Respect impératif des délais
Travail en bureau

Travail soumis à des contraintes planifiées relatives aux obligations réglementaires

Profil recherché

Savoirs
Connaissance des statuts de la Fonction Publique territoriale (FPT) et de la réglementation concernant l’indisponibilité physique dans la FPT

Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivit2
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

Progiciels de gestion
Procédures du service

Logiciels de bureautique
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail

Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives de la collectivité
Techniques de recherche documentaire

Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, respecter son interlocuteur, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, faire preuve d’autonomie, respecter des consignes, être force de proposition, aider à la décision et à la maîtrise des risques, savoir demander de l’aide

Réf: 2ba19cc2-9abf-4b20-a20b-d7b3835a293d