Responsable du Pôle Administratif et Financier de la Direction de l'Urbanisme et de l'Habitat F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Mission 

Chargé(e) de la gestion administrative et financière de la direction de l'Urbanisme et de l'Habitat, le/la responsable du Pôle Administratif et Financier (PAF) encadre et coordonne l'activité d'une équipe de 3 personnes placées sous sa responsabilité. Il/Elle a notamment en charge l'élaboration et l'exécution du budget de la direction et supervise également le suivi comptable et administratif des dossiers de subventions et recettes. Il/Elle participe à l'engagement et au suivi des procédures de marchés publics et assure le suivi de la préparation du conseil municipal. Il/Elle accompagne le chef de projet utilisateur technicien en géomatique dans le suivi et le déploiement des projets de la direction.

 

ACTIVITES PRINCIPALES:

Gestion des ressources humaines:

- Encadrer et animer une équipe de 3 personnes (2 agents administratifs et comptables et 1 chef de projet utilisateur- technicien géomatique) : management, organisation et encadrement de l'activité du Pôle.

- Coordonner et organiser le travail financier et administratif du Pôle pour les besoins des services de la direction.

- Proposer, élaborer et formaliser la mise en œuvre de procédures utiles au bon fonctionnement du Pôle.

- Mettre en œuvre les procédures de la collectivité dans le cadre de l'organisation du Pôle.

-Développer les compétences des collaborateurs placés sous sa responsabilité.

 

Gestion budgétaire et comptable:

-Elaborer et suivre l'exécution du budget de la direction de l'urbanisme et de l'habitat : élaboration des documents budgétaires et de l'ensemble des documents d'information liés aux décisions budgétaires (tableaux de bord : suivi du budget par ligne de crédit, suivi financier par opération…) en lien avec les deux agents comptables et administratifs du Pôle et les services de la direction des finances et de la commande publique.

- Assister les responsables de services de la direction dans l'élaboration de programmes d'actions sous leurs aspects budgétaires.

- Assurer le suivi des procédures d'engagements, de mandatements et de liquidation.

- Assurer le suivi de l'exécution des marchés publics de la direction.

-Suivre les demandes de subventions en lien avec l'agent comptable et administratif du pôle et les responsables de service de la direction.

 

Gestion administrative:

-Préparer et suivre les conseils municipaux dans les domaines de la direction, en lien avec la DUH,

les services de la direction , le service des affaires juridiques et des assemblées.

- Participer à l'élaboration des procédures de marchés publics en lien avec les responsables de services de la direction et le service des achats et de la commande publique. -Assurer le suivi de ces derniers.

- Assurer la mise en œuvre et le suivi de procédures administratives : enquêtes publiques, annonces légales...

-Concevoir, mettre en œuvre et évaluer des outils pour l'organisation générale du pôle (tableaux de bord, plannings, échéanciers) .

 

Gestion technique/informatique:

- Participer, avec le chef de projet utilisateur technicien en géomatique du Pôle, au suivi de l'administration et de l'optimisation du logiciel métier Oxalis et de ses modules.

- Accompagner le chef de projet utilisateur du Pôle dans le déploiement des projets de la direction : parapheur électronique, politique de versement aux archives municipales, archivage électronique...

- S'assurer du déploiement du SIG (Système d'Information Géographique) pour la direction en lien avec le chef de projet utilisateur du Pôle.

- S'assurer du travail collaboratif et partenarial avec la direction de l'informatique.

 

 

 

 

 

 

Profil recherché

Savoir faire:

- Préparation et suivi budgétaire.

-Réception, traitement, vérification et classements des pièces comptables :

- Apprécier la validité des pièces justificatives

- Contrôler les factures des services

- Classer, archiver les pièces et documents comptables et financiers

- Préparer les mandatements et titres de recettes

- Saisir les factures et mandats

- Réaliser les engagements et suivi de crédits

- Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations

-Identifier un problème sur une opération comptable.

-Suivi comptable et administratif des dossiers de subventions et des recettes afférentes.

-Préparation administrative des marchés, ouverture comptable, exécution comptable, relations avec les partenaires.

-Préparation et suivi du Conseil municipal, des assemblées, des annonces légales.

 

Savoirs:

-Procédures administratives des collectivités territoriales.

-Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique.

-Règles essentielles du droit public et des principales jurisprudences.

-Rythme des encaissements et décaissements de la Collectivité.

-Maîtrise de la commande publique.

-Maîtrise de l'environnement informatique classique : Outlook, Word, Excel.

-Maîtrise des logiciels métiers (Astre, Air Délib, Atal, Chorus, Gecco Parapheurs, Oxalis) et connaissance générale des réseaux.

-Communication orale et écrite. Rédaction de notes de synthèse.

 

Savoir-être:

-Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire,

 les valeurs professionnelles et la déontologie du métier.

-Disposer d'une grande rigueur comptable et administrative.

-Réactivité et disponibilité.

-Esprit d'équipe. Travail collaboratif et transversal. Rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser.

-Pédagogie.

-Etre en relation avec les différents services de la collectivité, les partenaires, les usagers : conscience du service public,

   posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse.

-Etre en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respecter les consignes, être force de proposition, aider à la décision.

 

 

 

 

 

 

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