Secrétaire du pôle Action éducative et du pôle logistique F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Service : Affaires scolaires
Catégorie: C

Filière Administrative

MISSION : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle logistique et du pôle Action éducative.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer le traitement des dossiers et la saisie de documents relatifs à la commission projets Ville (documents Word et Excel)

Préparation des dossiers des différentes commissions Action éducative (saisie, mise en page et reprographie)
Envoyer par mail aux établissements scolaires les réponses positives et négatives suite aux commissions du primaire du secondaire

Publipostage des réponses aux établissements suite aux commissions AE
Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage des documents des 2 pôles
Organisation et suivi des dossiers de commissions de régulations des 2 pôles : commissions AE, élections de parents d'élèves, évènements exceptionnels, fêtes d'écoles, et réception des enseignants.
Suivi des délibérations et des conventions du pôle AE

Gestion des courriers relatifs aux 2 pôles (papier et dématérialisés) et suivi des parapheurs des 2 pôles
Suivi des demandes de réservation des locaux des écoles (via le logiciel GMA)

Gérer l'accueil physique et téléphonique des directions d’écoles et des partenaires internes et externes aux 2 pôles. Trier et organiser le classement de documents et dossiers
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

En l’absence du secrétariat du responsable de service et du pôle famille, relais des dossiers (rédaction des comptes-rendus de réunions de service, suivi des parapheurs, gestion des appels, à voir

Lien avec l'assistante de Direction (dossier rentrée, documents à mettre sur le cloud)
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs
Savoirs

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)
Progiciels de gestion

Procédures de service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Communication orale et écrite

MOYENS
Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack libre office
Un standard téléphonique

Logiciels Courrier M, GMA, E-Atal, WEB RH, AirDélib, MAELIS WEB

CONDITIONS D’EXERCICE
Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
Travail en pool

HABILITATIONS
Air Délib, GMA, WEB RH, E-Atal et Maelis WEB

Profil recherché

Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

Réf: 5b71a728-7a39-4958-944c-a54010a17fb8