Secrétariat mutualisé aux affaires scolaires / accueil APE F/H

L'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).

Description du poste

Filière : administrative

Grade : adjoint administratif

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste le responsable du service Affaires scolaire ainsi que la responsable du pôle APE dans l'organisation du travail de l'équipe ou du service, plus particulièrement au service du pôle APE, qui fait partie du service Affaires scolaires.

Le Pôle APE (Accueil Prestation à l'Enfant) est le guichet unique des prestations de la ville de Montreuil en direction des enfants de 0 à 16 ans (crèches, écoles, loisirs, séjours, facturations, aide aux familles en difficultés…)

ACTIVITES PRINCIPALES :

Assure le secrétariat du pôle APE (70%)

Assure le secrétariat du responsable de service (30%)

Dans le cadre du Pole APE :

Suivi et mise à jour des dossiers collaboratifs du pôle APE (courriers, tableaux etc.)

Suivi et accompagnement du processus de la commission famille (courriers, compte-rendu etc.)

Suivi et accompagnement du processus de facturation APE (relance des pointages et du contrôle en lien avec la responsable du pôle APE.)

Secrétariat du pôle APE : fusion de courriers, rédaction de compte-rendus de réunions, contrôle des parapheurs avant visa. Prise des lignes de téléphones (Responsable APE et responsable adjoint APE)

En lien avec le responsable de service : organisation de réunion, compte-rendus, mise en forme de courriers…)

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :

Suivi transversal en relais des dossiers liés au secrétariat Affaires scolaires (projets techniques et logistique scolaires ou Projets action éducatives)

Profil recherché

Savoir faire :

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Rédiger des documents administratifs

Savoirs :

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)

Utilisation de MAELIS

Procédures de service

Logiciels de bureautique

Vocabulaire professionnel du service

Procédures administratives

Techniques de recherche documentaire

Communication orale et écrite

Savoir-être :

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques

MOYENS :

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Un standard téléphonique

Logiciel MAARCH

CONDITIONS D’EXERCICE :

Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Travail en pool

HABILITATIONS :

Air Délib

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