Assistant.e de direction – Direction des sports F/H

Description de l'entreprise

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d’Île-de-France .Riche d’une histoire dont témoigne son patrimoine , Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine  mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l’un des acteurs majeurs de l’établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics .

Description du poste

Filière : administrative  Catégorie : B

Direction : Direction des Sports

Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des rédacteur ou adjoints administratifs et par dérogation aux contractuels

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : Montreuil

Poste à pourvoir : dès maintenant

MISSIONS 

Placée sous l’autorité du directeur des sports, l’assistant.e de direction assure des missions de coordination et de suivi administratif de l’activité de la direction et de ses services. Il/elle contribue à la gestion des agendas, à l’organisation des réunions ainsi qu’au suivi des dossiers stratégiques liés à la mise en œuvre de la politique sportive municipale. 

Il/elle veille au suivi des urgences et à la priorisation des actions quotidiennes (gestion des équipements sportifs, incidents techniques, relations avec les clubs, organisation d’évènements sportifs…) et participe à l’élaboration d’outils de suivi et d’indicateurs d’activité, en lien étroit avec les responsables de service et l’équipe administrative. 

Gestion des activités de la direction 

Il/elle organise et suit l’agenda du directeur des sports et veille à la bonne coordination des réunions internes et partenariales (services municipaux, associations sportives, institutions). 

Il/elle assure le suivi de la communication entrante et sortante de la direction (courriers signalés, boîte générique, relations avec les clubs et usagers). 

Il/elle est chargé.e de l’enregistrement, du suivi et de l’orientation des courriers ainsi que du traitement des appels. 

Il/elle identifie et hiérarchise les urgences liées au fonctionnement des équipements, à l’organisation des manifestations sportives ou aux relations avec les partenaires. 

Il/elle organise le classement et l’archivage des dossiers et prépare les réunions (internes et externes). 

Il/elle contribue à l’amélioration des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs de fréquentation, suivi des équipements, organisation des événements sportifs). 

Rédaction et production de documents 

Il/elle rédige et met en forme les documents nécessaires à la politique sportive (rapports, notes, comptes rendus, bilans d’activités, supports de présentation). 

Il/elle saisit les projets de délibération sur le logiciel « Adel ». 

Il/elle recherche et consolide des données (fréquentation des équipements, indicateurs d’activité, informations sur les clubs) en lien avec le/la responsable adminstrif.ve et financier.e. 

Il/elle prépare les ordres du jour, participe aux réunions et assure la rédaction de comptes rendus. 

Il/elle est force de proposition sur la rédaction des courriers et garantit leur qualité rédactionnelle. 

Suivi RH 

Il/elle assure le suivi des campagnes d’évaluation (EPA) et la transmission des éléments à la DRH. 

Il/elle assure le suivi des heures supplémentaires, des éléments de paie et la transmission à la DRH en lien avec le/la responsable adminstrif.ve et financier.e. 

Il/elle contribue, en lien avec la DRH, au suivi de situations individuelles ou sensibles. 

Accueil et relations avec les usagers 

Il/elle assure l’accueil téléphonique et physique du secrétariat de la direction. 

Il/elle informe les interlocuteurs (agents, clubs, associations, partenaires institutionnels) et les oriente vers les services compétents. 

Il/elle adapte son discours et assure un premier niveau de réponse. 

Activités complémentaires 

Il/elle participe à l’organisation d’évènements portés par la direction (manifestations sportives, rencontres avec les clubs, temps institutionnels) et contribue à leur préparation et à leur communication.

Profil recherché

Savoir-faire : 

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat

• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

• Capacité d’organisation, d’autonomie et de priorisation

• Maîtrise des techniques de compte rendu et de synthèse

• Capacité à concevoir des outils de suivi et de pilotage

Savoirs : 

• Connaissance du fonctionnement des services communaux

• Connaissance des enjeux du secteur sportif (équipements, clubs, pratiques sportives, événements)

Savoir-être : 

• Solides qualités relationnelles et sens affirmé du service public

• Capacité d’adaptation et de distanciation

• Rigueur et haut niveau d’exigence personnelle, avec un souci constant de la qualité du travail réalisé

• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité

• Aptitude à travailler en transversalité avec de multiples interlocuteurs

Réf: 0c3dce0b-8c26-48e1-8a03-5ec67c97ca32